ANNEXE
CONVENTION-TYPE ENTRE LE REPRÉSENTANT DE L'ÉTAT DANS LE DÉPARTEMENT ET LE PRÉSIDENT DU CONSEIL DÉPARTEMENTAL POUR L'APPUI À L'ÉVALUATION DE LA SITUATION DES PERSONNES SE PRÉSENTANT COMME MINEURES ET PRIVÉES TEMPORAIREMENT OU DÉFINITIVEMENT DE LA PROTECTION DE LEUR FAMILLE

Lieu, Date

Cette convention-type, appelée aussi protocole-type, peut être complétée et/ou adaptée
aux besoins et circonstances locales

[Ce protocole peut soit compléter un protocole existant ou constituer un protocole autonome, le cas échéant il peut être complété ultérieurement pour prévoir le concours de l'Etat élargi à la vérification documentaire et à la coordination avec la justice (Procureur de la République).]
L'Etat, représenté par le préfet de
et le conseil départemental de , représenté par son président
soussignés ;
Vu le code de l'entrée et du séjour des étrangers et du droit d'asile, notamment ses articles L. 611-3, L. 611-6 et L. 611-6-1 ;
Vu le code de l'action sociale et des familles, notamment ses articles L. 112-3, L. 221-2-2, L. 223-2, L. 222-5, R. 221-11 et R. 221-12 ;
Vu le code général des collectivités territoriales, notamment l'article L. 3221-9 ;
Ont convenu de mettre en œuvre le protocole suivant :
Préambule et objet du protocole
Afin de consolider le dispositif national d'accueil et d'évaluation des personnes se présentant comme mineurs non accompagnés, et renforcer la mobilisation des services de l'Etat auprès des conseils départementaux, le présent protocole s'attache à définir les engagements réciproques des parties et les modalités de la coordination des services placés sous leur autorité, dans le cadre de la mise en œuvre du traitement de données à caractère personnel dénommé « appui à l'évaluation de la minorité » (AEM) prévu à l'article R. 221-15-1 du code de l'action sociale et des familles.
1. Les référents AEM
[Lorsque les parties ont désigné au sein de leur structure un référent « MNA », celui-ci peut devenir le référent « AEM ».
Le cas échéant il peut remplacer, dans la suite du protocole, respectivement le [chef du bureau du séjour de la préfecture] et le [directeur du service de l'aide sociale à l'enfance] du conseil départemental.
Il sera chargé en outre de veiller au respect par chaque partie des engagements pris au titre du présent protocole pour ce qui la concerne et d'assurer une veille partagée sur les questions liées aux personnes se présentant comme mineures et privées temporairement ou définitivement de la protection de leur famille.
Chaque partie s'engage alors également à nommer un nouveau référent dès le départ du titulaire et à communiquer le nom du nouveau référent à l'autre partie.]
2. Périmètre du concours de l'Etat aux opérations d'évaluation
Les parties conviennent que lorsqu'une personne se présente auprès du conseil départemental ou de l'organisme mandaté par lui, comme mineure privée temporairement ou définitivement de la protection de sa famille, elle peut être adressée à la préfecture selon les modalités retenues au chapitre 3 du présent protocole.
Le service de l'aide sociale à l'enfance [ou l'organisme mandaté par le président du conseil départemental] conserve la faculté de conclure immédiatement, sans que le dispositif « AEM » soit mobilisé, à la nécessité de protéger une personne se présentant comme mineure et privée temporairement ou définitivement de la protection de leur famille, notamment lorsque la minorité et la vulnérabilité de cette personne sont manifestes.
3. Modalités de prise de rendez-vous et de transport des personnes en préfecture
L'une des deux hypothèses ci-dessous est à déterminer localement entre la préfecture et le conseil départemental.
Cas n° A : les personnes sont orientées vers la préfecture au fil de l'eau
Le conseil départemental oriente, dès lors qu'il le considère utile à son travail d'évaluation, les personnes se présentant comme mineures privées temporairement ou définitivement de la protection de leur famille vers la préfecture, et cela au fur et à mesure de leurs arrivées.
Le conseil départemental prend en charge le transport et, dans le cadre de la mise à l'abri, l'accompagnement des personnes se présentant comme mineures privées temporairement ou définitivement de la protection de leur famille à la préfecture.
[en fonction des circonstances locales préciser les modalités de transport et le cas échéant d'accompagnement par un travailleur social]
La préfecture s'engage à mettre en place une permanence continue pour recevoir personnes par jour, de heures à heures du lundi au vendredi.
[en fonction des circonstances locales préciser les modalités d'organisation de la préfecture]
Cas n° B : les personnes sont orientées vers la préfecture de manière groupée
Le conseil départemental oriente, dès lors qu'il le considère utile à son travail d'évaluation, les personnes se présentant comme mineures privées temporairement ou définitivement de la protection de leur famille vers la préfecture de manière groupée.
La préfecture s'engage à mettre à disposition du conseil départemental des plages horaires [journalières, hebdomadaires] de nature à permettre de recevoir à personnes par semaine.
[en fonction des circonstances locales préciser les modalités d'organisation de la préfecture]
Le conseil départemental prend en charge le transport et, dans le cadre de la mise à l'abri, l'accompagnement des personnes se présentant comme mineures privées temporairement ou définitivement de la protection de leur famille à la préfecture.
[en fonction des circonstances locales préciser les modalités de transport et le cas échéant d'accompagnement par un travailleur social]
4. Information de la personne évaluée
Les parties s'engagent à informer les personnes des modalités de la procédure d'évaluation, de la prise d'empreintes et de la photographie du visage, de la collecte d'autres informations à caractère personnel, et de l'utilisation qui sera faite de l'ensemble de ces données.
La préfecture s'engage à délivrer cette information par écrit ou, à défaut, sous toute autre forme orale appropriée, avant de procéder aux opérations de collecte de données, d'enrôlement et d'interrogation des fichiers.
5. Accueil de la personne en préfecture
[Le conseil départemental s'engage à dispenser aux agents de préfecture habilités à collecter les données des personnes se présentant comme mineures et privées temporairement ou définitivement de la protection de leur famille une information sur les bonnes pratiques pour l'accueil de mineurs.]
La préfecture s'engage à affecter un local spécifique, présentant des garanties de confidentialité, et prévoir une signalétique pour l'accès au local, adaptés à ce public.
6. Modalités d'échanges d'information et de coordination Etat/conseil départemental
La préfecture s'engage à communiquer de façon sécurisée, aux agents spécialement habilités à en connaître par le président du conseil départemental, le jour-même de la réception de la personne se déclarant mineure et privée temporairement ou définitivement de sa famille, les informations extraites des traitements AEM, VISABIO et AGDREF.
Le conseil départemental s'engage à communiquer aux agents habilités de la préfecture, sans délais, les informations visées au 10° de l'article R. 221-15-2 du CASF.
Les parties conviennent d'échanger les informations visées par les dispositions de l'article R. 221-11 du code de l'action sociale et des familles de manière sécurisées selon les modalités suivantes :

- Les envois se feront uniquement par l'envoi par courriel de documents sous format pdf, après chiffrement du PDF.
- Les parties conviennent d'utiliser le logiciel [ZED] comme logiciel de chiffrement.
- Les parties s'engagent à utiliser exclusivement les adresses e-mail [fonctionnelles] suivantes :
- Les parties s'engagent à communiquer le mot de passe permettant le déchiffrement aux seuls agents habilités à consulter les données visées aux articles R. 221-15-3 et R. 221-15-4 du CASF.
- La liste des agents habilités à consulter les données visées aux articles R. 221-15-3 et R. 221-15-4 du CASF est mise à jour mensuellement et ponctuellement à l'occasion d'un départ ou d'une arrivée d'un personnel habilité ou encore en cas d'accès illégitime aux données.
- Le mot de passe est arrêté par [le chef de bureau du séjour] de la préfecture.
- Il est modifié tous les [3] mois [max].
- Il contient au moins 8 caractères comportant au minium 2 lettres, 2 chiffres et 2 caractères spéciaux.
- [Le chef de bureau du séjour] de la préfecture communique sous pli confidentiel le mot de passe aux agents habilités au sens de l'article R. 221-15-3 du CASF ainsi qu'au [directeur du service de l'aide sociale à l'enfance] du conseil départemental.

Le conseil départemental s'engage à :

- Habiliter le [directeur du service de l'aide sociale à l'enfance] du conseil départemental qui recevra communication du mot de passe et sera chargé de le communiquer aux autres agents habilités par le conseil départemental ;
- Prendre toutes les mesures utiles pour prévenir un accès illégitime aux données communiquées par la préfecture ;
- Informer [le chef de bureau du séjour] de la préfecture sans délai s'il constate un accès illégitime aux données communiquées.

La préfecture s'engage à :

- Mettre à disposition une assistance pour l'installation du logiciel ZED ;
- Habiliter le [chef du bureau du séjour] qui sera chargé de communiquer le mot de passe aux agents habilités de la préfecture ainsi qu'au [directeur du service de l'aide sociale à l'enfance] du conseil départemental ;
- Informer [le directeur du service en charge de l'aide sociale à l'enfance] du conseil départemental sans délai de toute indisponibilité d'AEM.

7. Clause de revoyure
Les parties conviennent de se revoir à l'issue de la période de test du logiciel AEM et, par la suite, d'organiser des réunions de bilan [annuelles] entre les signataires du protocole afin de procéder à d'éventuels ajustements des pratiques, des formations, de l'organisation, des échanges d'informations notamment.

Le préfet,

Le président du conseil départemental,

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