ANNEXE
CAHIER DES CHARGES DES SYSTÈMES PARTICULIERS (DÉPARTEMENTAL OU, EN ÎLE-DE-FRANCE, RÉGIONAL) DE TRAITEMENT AUTOMATISÉ DE LA DEMANDE DE LOGEMENT SOCIAL
(Article R. 441-2-5 du code de la construction et de l'habitation)

Le cahier des charges porte sur les fonctionnalités que les systèmes particuliers de traitement automatisé de la demande de logement social, au sens de l'article R. 441-2-5 du code de la construction et de l'habitation, désignés ci-après comme les systèmes particuliers, doivent assurer en substitution du système national d'enregistrement (SNE) de droit commun.
Les dispositions contenues dans ce cahier des charges ont vocation à compléter la réglementation applicable au système national, l'ensemble des textes auxquels est soumis le système national étant également applicables aux systèmes particuliers, notamment les articles L. 441-2-1, R. 441-2-3, R. 441-2-4, R. 441-2-6, R. 441-2-15 du code de la construction et de l'habitation (CCH).
En outre, certaines d'entre elles prévoient des dérogations, sous conditions. Des exemples de situation dans lesquelles elles peuvent s'appliquer sont donnés.

1. Champ géographique et services d'enregistrement

Le système particulier couvre tout le territoire départemental (ou, en Ile-de-France, régional).
Les services qui enregistrent les demandes de logement social doivent tous adhérer au dispositif : tous les bailleurs ; les collectivités territoriales, les établissements publics de coopération intercommunale (EPCI), la commune de Paris et les établissements publics territoriaux de la métropole du Grand Paris pour l'Ile-de-France, les autres réservataires (société mentionnée à l'article L. 313-19 du code de la construction et de l'habitation…) qui ont décidé d'être service d'enregistrement ; le service de l'Etat désigné par le préfet (d de l'art. R. 441-2-1 du CCH).
Les services d'enregistrement peuvent confier à l'un d'entre eux, à un mandataire commun sur lequel ils ont autorité ou au gestionnaire du système particulier la mission d'enregistrer les demandes pour leur compte (art. R. 441-2-1 du CCH).
Ces services doivent enregistrer toutes les demandes qui leur sont présentées.
Toutefois, les partenaires du système particulier peuvent décider collectivement d'organiser l'enregistrement sur le territoire en dérogeant à cette obligation d'exhaustivité pour certains d'entre eux si l'accès des demandeurs à l'enregistrement est correctement assuré et si les usagers sont informés des lieux d'enregistrement. Par exemple :

- un guichet unique peut être mis en place ;
- un EPCI peut ne pas enregistrer toutes les demandes si toutes les communes le composant assurent le service d'enregistrement pour l'ensemble des demandes.

En outre, conformément à l'article L. 441-2-1 du CCH, la société mentionnée à l'article L. 313-19 peut se limiter à enregistrer les demandes des salariés des entreprises qui cotisent auprès d'elle.

2. Accès, partage des informations et des pièces justificatives

Le système particulier doit organiser l'accès aux informations et leur partage selon des règles qui sont celles du système national.
A l'instar du système national (art. L. 441-2-1 du CCH), le système particulier permet le dépôt, la consultation, la mise à jour, la suppression et le partage des copies numériques des pièces justificatives constituant le dossier de l'instruction de la demande par la commission d'attribution de logement (CAL) ainsi que l'inscription et le partage d'événements liés au traitement de la demande.
Lorsque le système particulier permet des échanges de copies numériques de pièces justificatives avec les systèmes privatifs des services enregistreurs, il le fait selon des modalités techniques identiques à celles applicables au système national, conformément au cahier des charges des interfaces de ce dernier.
Les règles d'accès aux données nominatives et aux copies numériques des pièces justificatives sont celles figurant aux articles R. 441-2-6 et R. 441-2-15 du CCH.
Les systèmes particuliers sont couverts par les déclarations régulièrement faites auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés ou par les autorisations délivrées par celle-ci, dans la mesure où ils se substituent au système national. Toute modification des règles d'accès ou des fonctionnalités de ces systèmes serait considérée comme une modification substantielle des traitements considérés impliquant un réexamen de ces traitements au regard de la législation relative à la protection des données personnelles telle que résultant de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés telle que modifiée par la loi 2018-493 du 20 juin 2018 et du règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données.

3. Enregistrement de la demande et délivrance du numéro unique d'enregistrement

Les demandes sont présentées au moyen du formulaire national unique et, le cas échéant, du complément « handicap » (art. R. 441-2-2 du CCH).
La demande peut aussi être enregistrée directement par le demandeur, par téléservice, dans le système particulier (art. L. 441-2-1 du CCH). Le téléservice doit ainsi permettre au demandeur d'enregistrer lui-même sa demande ainsi que de pouvoir la consulter et la mettre à jour à tout moment.
Pour rappel : conformément au droit commun, aucune pièce n'est exigée pour l'enregistrement de la demande, à l'exception d'une copie d'une pièce attestant de l'identité du demandeur ou, le cas échéant, de la régularité de son séjour (art. R. 441-2-3 du CCH).
Quand la demande est valide au regard de contrôles identiques à ceux du système national, le système particulier enregistre la totalité des informations renseignées dans le formulaire.
Pour ce faire, le système particulier interroge, en temps réel, le système national, qui lui indiquera en retour si le ménage dispose déjà d'une demande de logement social active. Dans un tel cas, le système national en informera le système particulier et lui retournera le numéro de la demande ainsi que le contenu de la demande correspondante. Le système particulier mettra fin à la procédure de création d'une demande nouvelle et engagera une procédure de mise à jour de la demande existante.
Dans le cas où il n'existerait pas de demande active pour le ménage, le système national communiquera au système particulier le numéro d'immatriculation (numéro unique national) à affecter à la demande nouvelle.
Le système particulier transmet en temps réel les informations nominatives contenues dans la demande au système national (art. R. 441-2-5 du CCH).

4. Modification d'une demande

Les modifications sont enregistrées uniquement si les informations qui les rendent nécessaires proviennent du demandeur :

- soit qu'il ait fait une demande de modification ;
- soit que la rectification provienne des pièces justificatives analysées par l'instructeur, ou ont été validées par le demandeur lorsqu'il s'agit d'informations fournies par des tiers.

Tout service enregistreur ayant accès au dossier du demandeur doit pouvoir enregistrer les modifications des demandes.
Les partenaires du système particulier peuvent déroger à cette règle dans les mêmes conditions que pour l'enregistrement, par exemple en cas de mise en place d'un guichet unique.
La modification peut aussi être enregistrée directement par le demandeur, par téléservice.
Avant restitution d'une demande à un utilisateur du système particulier (que ce soit un utilisateur d'un guichet enregistreur ou le demandeur via le téléservice proposé par le système particulier) ou avant prise en compte de toute modification d'une demande, le système particulier interroge en temps réel le système national pour rapatrier vers le système particulier le dernier état de cette demande dans le système national, qui seul fait foi.
Toute modification de la demande, qu'elle ait été effectuée directement dans le système particulier ou via un téléservice offert par ce dernier est envoyée en temps réel au système national.

5. Alimentation du « dossier unique numérique de la demande »

En vertu de l'article L. 441-2-1 du CCH, tout demandeur de logement social doit pouvoir ne déposer qu'une seule fois une pièce justificative à l'appui de sa demande de logement social. La demande de logement social devenant unique à l'échelle nationale en vertu de l'article 76 de la loi n° 2017-86 du 27 janvier 2017 relative à l'égalité et à la citoyenneté, l'ensemble des acteurs, y compris le demandeur lui-même, doivent pouvoir avoir une vision unifiée des pièces déposées dans le dossier du demandeur.
En conséquence :

- lorsque les utilisateurs du système particulier (y compris les demandeurs utilisant le téléservice offert par ce système particulier) consultent les pièces justificatives disponibles dans le « dossier unique numérique », doivent leur être restituées l'ensemble des pièces déversées dans le dossier, que celles-ci aient été déversées via le système particulier ou via le système national ;
- dès lors que le système particulier enregistre un document électronique (que ce soit via le téléservice qu'il offre aux demandeurs ou via son outil de gestion) dans le dossier du demandeur, ce même document doit être enregistré simultanément dans le système national ;
- dès lors qu'une pièce justificative est supprimée du système particulier, celui-ci doit supprimer, simultanément, cette pièce du système national.

La synchronisation des pièces justificatives entre le système national et le système particulier décrite ci-dessus peut être réalisée, soit par duplication des pièces dans le système national et le système particulier, soit par centralisation des pièces dans le système national comme lieu de stockage.

6. Renouvellement de la demande

Toutes les informations doivent être mises à jour à l'occasion du renouvellement de la demande.
Tout service enregistreur ayant accès au dossier du demandeur doit pouvoir enregistrer les renouvellements des demandes.
Les partenaires du système particulier peuvent déroger à cette règle dans les mêmes conditions que pour l'enregistrement, par exemple en cas de mise en place d'un guichet unique.
Le renouvellement doit pouvoir être enregistré directement par le demandeur, par téléservice, dans le système particulier (art. L. 441-2-1 du CCH).
Le système particulier enregistre les informations contenues dans le renouvellement de la demande et les transmet en temps réel au système national.

7. Délivrance de l'attestation relative à la demande de logement social et à son renouvellement

Le système particulier doit fournir au GIP SNE les informations nécessaires à la production et à la délivrance de :

- l'attestation d'enregistrement prévue à l'article R. 441-2-4 du CCH ;
- l'attestation d'enregistrement du renouvellement de la demande de logement social prévue à l'article R. 441-2-7 du CCH.

Ces attestations sont délivrées au demandeur par le système national.

8. Radiations
8.1. Cas de non-renouvellement

La radiation est effectuée par le seul système national qui en informe, pour prise en compte immédiate, les systèmes particuliers par le mécanisme du « dispatching » des demandes.

8.2. Cas d'attribution d'un logement

Il convient de distinguer deux cas qui correspondent à deux étapes : l'attribution et la signature d'un bail. Depuis la loi Egalité et Citoyenneté, les deux événements doivent être enregistrés (art. R. 441-2-5 du CCH) :

- l'attribution : il s'agit de la décision d'attribution prise par la CAL. Elle peut être suivie de la signature d'un bail ou non ; elle n'entraîne pas radiation de la demande ;
- la signature d'un bail ; elle entraîne la radiation de la demande.

La radiation est effectuée par le service enregistreur de l'organisme dont la commission d'attribution a attribué le logement, dès la signature du bail.
Pour les deux cas, l'enregistrement s'assortit du renseignement des informations prévues par l'article R. 441-2-9 du CCH.
Dans les deux cas, le système particulier transmet l'information en temps réel au système national selon les modalités prévues par le cahier des charges des interfaces de ce dernier.

8.3. Cas de renonciation écrite du demandeur

Le service qui a reçu le courrier procède à la radiation.
Le système particulier enregistre la radiation et transmet l'information en temps réel au système national. La demande passe dans le statut demande radiée avec pour motif renonciation écrite. La date de radiation est conservée.

8.4. Cas d'irrecevabilité de la demande

Seule la commission d'attribution d'un organisme bailleur peut prononcer l'irrecevabilité de la demande.
L'irrecevabilité ne peut avoir pour motif que le non-respect des conditions législatives et réglementaires d'accès au logement social, c'est-à-dire le dépassement des plafonds de ressources pour l'accès au logement locatif social ou la non-régularité du séjour d'une des personnes majeures de la famille à loger.
Conformément à l'article R. 441-2-8 du CCH, l'organisme bailleur avise, par lettre recommandée avec accusé de réception ou tout autre moyen permettant d'attester de la remise, l'intéressé de la radiation et il procède à la radiation un mois après l'avertissement.
Le système particulier enregistre la radiation et transmet l'information en temps réel au système national. La demande passe dans le statut demande radiée avec pour motif soit irrecevabilité pour dépassement du plafond de ressources, soit irrecevabilité pour irrégularité de séjour. La date de radiation est conservée.

8.5. Cas de non-réponse à un courrier

Conformément à l'article R. 441-2-8 du CCH, l'organisme bailleur avise, par lettre recommandée avec accusé de réception ou tout autre moyen permettant d'attester de la remise, l'intéressé que sa demande va être radiée pour absence de réponse.
Le système particulier enregistre la radiation et transmet l'information en temps réel au système national. La demande passe dans le statut demande radiée avec pour motif impossibilité de contacter le demandeur. La date de radiation est conservée.

9. Durée de conservation des informations nominatives

Les demandes et l'ensemble des données nominatives qui y figurent sont conservés pendant un an après la date de leur radiation. Elles sont effacées ensuite.

10. Gouvernance et gestion du système particulier

Le gestionnaire du système particulier est responsable de son bon fonctionnement et de sa conformité à l'ensemble des règles qui lui sont applicables, notamment le présent cahier des charges.
Le gestionnaire exerce cette responsabilité sous l'autorité d'un comité de pilotage dont le préfet (ou le préfet de région en Ile-de-France) est membre de droit.
Conformément à l'article R. 441-2-5 du CCH, une convention est conclue entre le préfet et le gestionnaire du système particulier. Cette convention décrit le périmètre des missions confiées au gestionnaire, qui incluent notamment :
1. L'administration du système :

- la gestion et le paramétrage de l'outil (l'affectation et la gestion des codes d'accès, la gestion des référentiels locaux, etc.) ;
- la formation et l'appui aux services enregistreurs.

2. L'assurance qualité des données et la mise en œuvre des procédures réglementaires :

- la déclinaison locale des règles applicables au système national ;
- la vérification de la mise en œuvre régulière des procédures d'enregistrement, de renouvellement et de radiation, notamment par le pilotage des indicateurs de qualité produits par le système national ;
- la mise en œuvre des mesures correctrices nécessaires dont le signalement de tout manquement au préfet ou au préfet de région en Ile-de-France ;
- la détection et le traitement des demandes doublons.

3. La production d'exploitations statistiques des données pour les partenaires du système.
4. L'animation du dispositif :

- l'animation du partenariat local ;
- la production de bilans d'activité ;
- la mise en œuvre d'actions de communication.

5. La mise en œuvre d'actions rendues nécessaires par l'existence d'un système informatique distinct du système national :

- assurer la disponibilité et la sécurité du système notamment par la définition et la mise en œuvre d'un plan d'action de sécurité du système d'information ;
- les modalités de mise en œuvre de ces missions ;
- les modalités de compte rendu de l'exercice des missions.

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