Article 12
Les réunions et les convocations

Le haut conseil se réunit en principe deux fois par mois en formation plénière dans les conditions prévues au I de l'article R. 821-3 du code de commerce.
Les convocations sont adressées aux membres et au commissaire du Gouvernement par voie électronique.

Article 13
L'ordre du jour

L'ordre du jour est adressé aux membres du haut conseil ainsi qu'au commissaire du Gouvernement par voie électronique au plus tard cinq jours avant la séance. Les documents de travail permettant aux membres de se prononcer en toute connaissance de cause sur les points inscrits à l'ordre du jour sont également transmis par voie électronique dans un délai raisonnable avant la réunion de la formation compétente, sauf urgence ou nécessité d'assurer une parfaite confidentialité.
Lorsqu'une demande d'inscription d'un point à l'ordre du jour est faite dans les conditions prévues à l'alinéa 3 de l'article R. 821-3 du code de commerce, le président du haut conseil doit en être informé trois jours au moins avant la séance et avoir communication, par tout moyen, des éléments d'information nécessaires.
L'ordre du jour rectifié est adressé aux membres du haut conseil ainsi qu'au commissaire du Gouvernement par voie électronique deux jours au moins avant la séance.
Lorsque des sujets n'ont pu être examinés lors de la séance à laquelle ils étaient inscrits, ils sont reportés à l'ordre du jour suivant.

Article 14
L'organisation des séances

Les fonctions de secrétaire de séance pour chaque formation sont exercées par un agent du haut conseil.
En début de séance et pour chaque délibération, le président du haut conseil vérifie que le quorum est atteint.
Les débats sont conduits sous son autorité.
Le vote par procuration n'est pas autorisé.
L'abstention n'est pas prise en considération dans le décompte de la majorité des voix.
Sur décision du président ou sur demande d'au moins la moitié des membres de la formation concernée, il peut être procédé à un vote à bulletin secret.
Les décisions des différentes formations sont notifiées au commissaire du Gouvernement par voie électronique.

Article 15
Le procès-verbal

Les séances des différentes formations donnent lieu à l'établissement d'un procès-verbal, signé par le président et le secrétaire de séance.
Le procès-verbal peut contenir un exposé synthétique des débats de la séance et mentionne les décisions et avis adoptés. Tout membre peut demander que soit fait mention au procès-verbal de la position qu'il a exprimée en séance.
Le procès-verbal est soumis à l'approbation de la formation compétente au plus tard lors de la deuxième séance qui suit.
Les procès-verbaux sont conservés par ordre chronologique.
Chaque procès-verbal adopté est transmis par voie électronique aux membres des formations compétentes et au commissaire du Gouvernement.

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