6. Engagement dans la procédure de certification et demande de report de visite
6.1. Engagement dans la procédure de certification

Deux situations doivent être envisagées :
― l'établissement a déjà fait l'objet d'une procédure de certification : la HAS lui notifie sa date d'inscription reconnaissant son engagement dans la procédure de certification ainsi que la date de transmission du document d'interface visé à l'article 7.1 qui doit précéder de six mois la transmission du compte qualité ainsi que la période de visite. L'établissement met à jour, sur l'application SARA¢, les informations nécessaires à l'identification par la HAS du périmètre de certification et au dimensionnement de la visite (en nombre de jours et nombre d'experts-visiteurs) ;
― l'établissement n'a jamais fait l'objet d'une procédure de certification : la demande d'engagement dans la procédure de certification est adressée par l'établissement à la HAS dans un délai maximum d'un an à compter de la visite de conformité de l'ARS, sous pli recommandé avec accusé de réception, par le représentant légal de l'établissement. Dès réception de la demande, la HAS lui notifie sa date d'inscription reconnaissant son engagement dans la procédure de certification ainsi que la date de transmission du document d'interface visé à l'article 7.1 qui doit précéder de six mois la transmission du compte qualité ainsi que la période de visite.
Dans le cas d'une transformation de l'entité juridique en cours de procédure, notamment dans le cadre d'une fusion, les droits et obligations sont transférés vers la nouvelle entité juridique. La ou les procédure(s) de certification entreprise(s) avant la transformation est (sont) valablement poursuivie(s) par la nouvelle entité juridique, sauf si la réorganisation induite par le changement l'en empêche, en particulier si le périmètre est substantiellement modifié. Une convention d'engagement, définissant en particulier le périmètre des procédures, est alors établie entre la HAS et le représentant légal de la nouvelle entité juridique.
La HAS informe régulièrement chaque autorité de tutelle, en particulier les ARS, de l'engagement et de l'avancement des établissements dans la procédure de certification.
La HAS leur adresse, le cas échéant, la liste des établissements n'ayant pas respecté leur obligation d'engagement et de mise en œuvre de la procédure. Cette information est publiée sur le site internet de la HAS.

6.2. Demande de report de visite

Les demandes de report de visite par un établissement doivent avoir un caractère exceptionnel. La HAS examine la motivation et notifie sa décision à l'établissement.
Dans les situations d'évolution majeure de l'organisation et de la nature de l'offre de soins d'un établissement, la HAS peut, avant toute décision de report ou d'annulation de la visite, solliciter l'avis de l'autorité de tutelle concernée.
La décision motivée de la HAS est adressée à l'établissement dans un délai de deux mois à compter de la réception de la demande de l'établissement.

7. Document d'interface et informations complémentaires
7.1. Document d'interface HAS / tutelles / établissement
7.1.1. Objectif du document d'interface

L'objectif de ce document est de fournir à la HAS des informations sur l'établissement de santé et d'organiser une articulation entre la HAS et les autorités de tutelle compétentes, en particulier les ARS pour les établissements de santé.
Il comporte deux volets :
― des informations générales sur le fonctionnement de l'établissement ;
― une synthèse des inspections et contrôles sanitaires réalisés ainsi que leurs résultats et les suites qui y sont données par l'établissement.

7.1.2. Circuit du document d'interface

Ce document est adressé par l'établissement à la HAS six mois avant la date de l'envoi du compte qualité précédant la visite. La HAS saisit l'autorité de tutelle compétente pour un examen contradictoire qui le lui retourne accompagné de ses éventuelles observations dans un délai de quatre mois à compter de sa réception.
Pour toute modification importante de son activité, l'établissement doit adresser une mise à jour de la fiche interface au plus tard deux mois avant la date de la visite.

7.1.3. Exploitation du document d'interface avant visite

Les observations formulées par l'autorité de tutelle, notamment sur la sécurité sanitaire, peuvent conduire la HAS à différer la visite de certification dans l'attente de la mise en conformité de l'établissement. La HAS en informe l'autorité de tutelle et publie la décision de report sur le site internet de la HAS.
Lorsque la HAS constate l'absence de contrôles réglementaires dans un domaine de sécurité sanitaire jugé particulièrement critique, elle en informe l'autorité de tutelle et l'établissement. La HAS peut décider de reporter la date de la visite jusqu'à ce que le contrôle soit réalisé après en avoir informé l'autorité de tutelle concernée.

7.1.4. Non-production du document d'interface

Lorsque l'établissement n'envoie pas le document d'interface dans les délais fixés par la procédure, la HAS prononce un constat de carence. L'établissement est alors mis en demeure de retourner son document dans le délai d'un mois. En cas de non-production de ce document dans ce nouveau délai, la HAS prononce une décision de non certification de l'établissement. Elle en informe l'autorité de tutelle et publie cette décision sur son site internet. Elle décide ensuite avec le représentant de l'autorité de tutelle et le représentant légal de l'établissement dans quel délai l'établissement peut s'engager à nouveau dans la procédure.

7.2. Informations complémentaires

En sus du document d'interface, la HAS peut également avoir recours à tout type de données utiles à la conduite de l'évaluation de l'établissement, mises à disposition par les pouvoirs publics et/ou issues des bases de données nationales d'information afin d'apporter des éléments de contexte utiles à la conduite de l'évaluation de l'établissement.

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