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PRINCIPALES OPÉRATIONS DE CONTRÔLE EN VUE DE LA CERTIFICATION DES CARACTÉRISTIQUES CHIFFRÉES DES MANIFESTATIONS COMMERCIALES

(annexe XIII de l'annexe 7-10 du
livre septième de la partie Arrêtés du code de commerce)
I. ― Principes généraux

En vue de certifier les caractéristiques chiffrées des manifestations commerciales, l'organisme réalise les deux types de contrôle suivants :
― contrôle de premier niveau : contrôle de type comptable de documents communiqués par l'organisateur de la manifestation ;
― contrôle de second niveau : contrôle de cohérence entre les résultats du contrôle de premier niveau et les caractéristiques chiffrées habituellement observées par la profession pour ce type de manifestation.
Pour ces contrôles, l'organisme :
― respecte les définitions réglementaires en vigueur ;
― utilise, pour procéder au contrôle de second niveau, les seuls chiffres officiels publiés par le ministère chargé du commerce.
L'organisme suit les étapes suivantes :
1. Enregistrement de la demande préalable de l'organisateur de la manifestation ;
2. Recueil des caractéristiques chiffrées de la manifestation auprès de l'organisateur ;
3. Contrôle de premier niveau des données recueillies ;
4. Etablissement d'un procès-verbal provisoire sur la base des résultats du contrôle de premier niveau ;
5. Contrôle de second niveau des données recueillies ;
6. Etablissement d'un procès-verbal définitif ― valant certification des caractéristiques chiffrées de la manifestation ― sur la base des résultats du contrôle de second niveau.
L'organisme chargé de certifier les caractéristiques chiffrées des manifestations commerciales recueille auprès de l'organisateur de la manifestation les documents et informations nécessaires pour ces opérations, et notamment :
― documents comptables : factures, extraits de comptes relatifs aux recettes afférentes aux exposants, à la vente et à la prévente de tickets ;
― chiffres déclarés par l'organisateur à l'issue de la manifestation (communiqué de presse...) ;
― tout document qu'il juge utile ;
― dossiers d'inscription des exposants mentionnant les tarifs, les surfaces occupées et les montants facturés ;
― plan d'implantation de la manifestation ;
― le cas échéant, catalogue de la manifestation et ses additifs ;
― liste des exposants (coordonnées, surfaces occupées, montants facturés par nature de service fourni et, le cas échéant, nationalité) ;
― liste de ventilation des exposants entre exposants principaux et coexposants ;
― le cas échéant, liste de ventilation des exposants entre exposants français et étrangers ;
― les surfaces nettes allouées aux animations ou présentations en relation avec le thème de la manifestation ;
― la surface totale, dite « surface brute », louée par le gestionnaire du site à l'organisateur de la manifestation ;
― talons de tickets contrôlés à l'entrée de la manifestation, classés par catégorie ;
― nombre de visiteurs enregistrés par avance et ayant visité effectivement la manifestation et nombre de visiteurs enregistrés à l'entrée de la manifestation ;
― facture relative à l'édition des titres d'accès mentionnant les numéros de série ;
― le cas échéant, procès-verbal d'huissier de destruction de la billetterie ;
― pour une manifestation dont les visiteurs sont enregistrés par un prestataire externe de l'organisateur, le document certifié sincère et conforme attestant du nombre de visiteurs contrôlés ;
― le nombre de badges attribués par l'organisateur aux personnels des exposants.

II. ― Modalités de contrôle
A. ― Contrôle de premier niveau

Ce contrôle est de type comptable, sur pièces, soit sur place chez l'organisateur de la manifestation, soit sur la base de documents transmis par ce dernier. Il porte :
1. Sur le nombre d'exposants :
― rapprochement du nombre d'exposants vérifiés avec la liste des exposants fournie par l'organisateur ;
― rapprochement des données mentionnées aux dossiers d'inscription des exposants (surfaces occupées et montants facturés) avec celles de la liste des exposants et avec le plan d'implantation de la manifestation ;
― rapprochement des tarifs de location relevés avec les tarifs mentionnés sur les dossiers d'inscription ainsi que sur un échantillonnage aléatoire de factures émises ;
― rapprochement du montant des recettes issues de la location de stands avec les extraits de comptes relatifs aux recettes afférentes aux exposants ;
― rapprochement de la liste des coexposants vérifiés avec les attestations des exposants principaux hébergeurs.
2. Sur le nombre de visiteurs :
Pour les visiteurs munis d'un ticket acheté aux guichets de la manifestation ou en prévente :
― rapprochement du tarif mentionné au procès-verbal provisoire avec celui figurant sur les tickets ;
― rapprochement du montant des recettes mentionné au procès-verbal provisoire avec les extraits de comptes relatifs aux recettes afférentes à la vente et à la prévente de tickets ;
― rapprochement du montant des recettes mentionné au procès-verbal provisoire avec le nombre de talons de tickets contrôlés classés par catégorie.
Pour les visiteurs munis d'un ticket obtenu auprès de l'organisateur de la manifestation, d'un exposant ou d'un tiers :
― rapprochement de la facture de l'éditeur des tickets avec le nombre de tickets édités mentionné au procès-verbal provisoire ;
― rapprochement des différents tarifs avec ceux mentionnés aux dossiers d'inscription ;
― rapprochement du montant des recettes mentionné au procès-verbal provisoire avec les extraits de comptes relatifs aux recettes afférentes à la vente et à la prévente de tickets ;
― rapprochement du nombre de tickets édités, vendus et non vendus et, le cas échéant, du nombre mentionné au procès-verbal d'huissier de destruction de la billetterie.
Pour les manifestations dont le nombre de visiteurs est fourni par un prestataire externe de l'organisateur :
― rapprochement des informations mentionnées au procès-verbal provisoire avec les documents certifiés du prestataire externe ;
― rapprochement du montant des recettes mentionné au procès-verbal provisoire avec les extraits de comptes relatifs aux recettes afférentes à la vente et à la prévente de tickets.

B. ― Contrôle complémentaire de premier niveau

En dehors de toute hypothèse d'anomalie, l'organisme certificateur procède à un double contrôle de premier niveau des caractéristiques chiffrées de certaines manifestations choisies par échantillonnage aléatoire (une manifestation sur quarante au moins).

C. ― Contrôle de second niveau

Le contrôle de second niveau permet d'identifier les écarts significatifs justifiant un complément d'information de la part de l'organisateur. Il est réalisé par traitement et comparaison des caractéristiques chiffrées issues des contrôles de premier niveau par calcul des ratios suivants (en valeur absolue) :
― surface nette de la manifestation divisée par surface brute de la manifestation : ce ratio est généralement inférieur ou égal à 2 / 3 ;
― surface nette des stands divisée par nombre d'exposants : ce ratio est généralement supérieur ou égal à 6 mètres carrés ;
― nombre d'entrées divisé par surface brute de la manifestation divisé par le nombre de jours d'ouverture au public de la manifestation : ce ratio est généralement inférieur à 1 visite / m ² et par jour ;
― caractéristiques chiffrées de la session contrôlée avec celles des sessions précédentes de la manifestation. Est constitutive d'un écart significatif une variation supérieure à 10 % par rapport à la session précédente ; cette variation doit néanmoins également s'apprécier sur plusieurs sessions ;
― caractéristiques chiffrées de la session contrôlée avec celles des sessions précédentes dans le même secteur et pour le même type de manifestation (tels que définis à l'article 2 du décret n° 2006-85 du 27 janvier 2006). Est constitutive d'un écart significatif une variation supérieure à l'écart type observé dans le même secteur et pour le même type de manifestation des ratios suivants :
― surface moyenne des stands = surface totale occupée par les exposants divisée par nombre d'exposants ;
― nombre moyen de visites par exposant et par jour = nombre de visites divisé par nombre d'exposants, divisé par nombre de jours d'ouverture de la manifestation.

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