A N N E X E

GUIDE DES BONNES PRATIQUES EN MATIÈRE DE CERTIFICATION DE CONFORMITÉ DES PRODUITS AGRICOLES, FORESTIERS OU ALIMENTAIRES ET DES PRODUITS DE LA MER

(en application de l'article R. 641-67 du code rural)

Date de validation : 3 juillet 2007.
Mention : ministère de l'agriculture et de la pêche et ministère de l'économie, des finances et de l'emploi.

SOMMAIRE

1. Objet
2. Généralités
2.1. Textes de référence
2.2. Définitions
2.3. Modification du guide de bonnes pratiques
3. Responsabilités
4. Demande de certification
4.1. Traitement d'une première demande de certification
4.2. Cas de reprise d'une certification par un autre OC/changement d'OC
5. Contenu du référentiel de certification de conformité
5.1. Vérification du cahier des charges de l'opérateur
5.2. Les caractéristiques certifiées
5.2.1. Cas des cahiers des charges couverts par des exigences et recommandations
5.2.2. Cas des cahiers des charges contenant une caractéristique certifiée complémentaire
5.2.3. Cas des cahiers des charges non couverts par des exigences et recommandations
5.3. Elaboration et validation du plan de contrôle
5.4. Validation des présentations et de l'étiquetage
5.5. Procédure d'enregistrement auprès des pouvoirs publics
6. Modification de référentiel
6.1. Modification de cahier des charges
6.2. Modification du plan de contrôle
7. Bilan annuel d'activités (cf. annexe 5)
8. Référentiels validés antérieurement au 1er janvier 2007
Annexe 1 : Structure des référentiels
Annexe 2 : Traitement d'une modification de CCP
Annexe 3 : Schémas de procédure de délivrance d'un certificat de conformité
Annexe 4 : Formulaire de déclaration
Annexe 5 : Contenu du rapport annuel d'activité

1. Objet

Le présent guide des bonnes pratiques, élaboré en application de l'article R. 641-67 du code rural, définit les conditions d'intervention des organismes certificateurs (OC) dans le cadre de la démarche de certification de conformité de produits (CCP).
Il précise les procédures spécifiques à mettre en oeuvre par les OC.

2. Généralités
2.1. Textes de référence

Titre IV du livre VI du code rural, et notamment les articles :
- L. 640-1 à L. 640-3 ;
- L. 641-20 à L. 641-24 ;
- L. 671-6 ;
- R. 641-58 à R. 641-68 ;
Articles L. 115-25 et 26 du code de la consommation.
Arrêté du 26 décembre 2006 relatif aux modalités d'application de l'article 10 de l'ordonnance n° 2006-1547 du 7 décembre 2006 relative à la valorisation des produits agricoles, forestiers ou alimentaires et des produits de la mer (JO du 31 décembre 2006).
Les exigences et recommandations (E & R) ainsi que les modalités de leur contrôle, homologuées par arrêté des ministres chargés de l'agriculture et de la consommation.
Textes réglementaires d'application.

2.2. Définitions

Outre celles contenues dans les textes réglementaires, les définitions suivantes sont à retenir :
Opérateur : toute personne physique ou morale qui participe, directement ou indirectement, à une activité de production, d'élaboration, de transformation ou de conditionnement d'un produit. Le demandeur peut être un opérateur.
Cahier des charges : document élaboré par l'opérateur, précisant comment sont mises en oeuvre les exigences et recommandations choisies, les principaux points à contrôler (valeurs cibles) ainsi que les méthodes d'évaluation.
Exigences : règles homologuées par arrêté interministériel portant sur la production, la transformation ou le conditionnement, fixées par produit ou par famille de produits par arrêté des ministres chargés de l'agriculture et de la consommation.
Caractéristique certifiée : allégation proposée par l'opérateur. On distingue deux types :
- l'allégation fondée sur une recommandation ;
- l'allégation fondée sur un mode de présentation d'une caractéristique certifiée d'un produit qui ne fait pas l'objet d'une recommandation. La durée de validité de cette allégation est de un an maximum à compter du récépissé de la déclaration. Elle est plus communément appelée « caractéristique certifiée complémentaire ».
Recommandation : ensemble de règles par type de produit applicable pour pouvoir communiquer sur les caractéristiques certifiées et homologuées par arrêté interministériel.
Mode de présentation d'une caractéristique certifiée complémentaire : ensemble de règles par type de produit applicable pour pouvoir communiquer sur la caractéristique certifiée qui ne fait pas l'objet d'une recommandation. Ces règles peuvent faire l'objet d'une recommandation après homologation.
Plan de contrôle : document élaboré par l'OC en concertation avec le demandeur qui liste les autocontrôles et les contrôles internes réalisés et qui décrit les contrôles externes.
Autocontrôle : contrôles réalisés par les opérateurs sur leur propre activité.
Contrôle interne : ensemble des opérations de maîtrise et des contrôles mis en place par l'opérateur qui porte la démarche, et conduits chez les intervenants de la filière certifiée.
Référentiel : document comprenant le cahier des charges de l'opérateur, le plan de contrôle élaboré par l'OC et l'accusé de réception de la demande d'enregistrement.

2.3. Modification du guide de bonnes pratiques

Toute demande de révision du présent guide, présentée par les pouvoirs publics ou un organisme certificateur, est adressée à la direction générale des politiques économique, européenne et internationale (DGPEI). Les éventuelles modifications seront validées par arrêté des ministres chargés de l'agriculture et de la consommation.

3. Responsabilités

Les dispositions du présent guide sont reprises dans le système qualité de chaque OC.
Les OC mettent en place un comité de déontologie chargé de donner un avis, notamment sur :
- les propositions de caractéristiques certifiées complémentaires ;
- les projets de référentiels de produits ne relevant pas d'exigences et de recommandations validées.
Tout OC accrédité dans le cadre de la CCP désigne un représentant permanent au comité de déontologie (1).

(1) Ce comité est constitué de représentants désignés en leur sein par les comités de certification des OC. Ses modalités de fonctionnement seront définies dans son règlement intérieur.

4. Demande de certification
4.1. Traitement d'une première demande de certification.

L'organisme certificateur informe tout demandeur des conditions de délivrance d'un certificat de conformité ; en particulier, il lui transmet tous les documents de référence tels que les « Exigences et recommandations ainsi que les modalités de leur contrôle » publiées au JO.

4.2. Cas de reprise d'une certification
par un autre OC/changement d'OC

Lorsque la demande de certification s'inscrit dans le cadre du transfert d'une certification existante à un autre OC, l'OC repreneur doit obtenir, de façon formelle, toutes les informations utiles du demandeur quant à la situation concernant :
- le cahier des charges ;
- l'état des contrôles réalisés ;
- toutes autres informations utiles sur le fonctionnement de la certification et les litiges existant éventuellement avec l'OC initial ou les administrations de tutelle.
En cas de rupture du contrat entre un OC et un opérateur et lorsque l'opérateur désire continuer la CCP, une nouvelle demande d'enregistrement doit être formulée.

5. Contenu du référentiel de certification de conformité

Le référentiel est un document unique. Toute modification du cahier des charges ou du plan de contrôle entraîne la modification du référentiel. Les éléments constitutifs du référentiel sont précisés dans l'annexe 4.

5.1. Vérification du cahier des charges de l'opérateur

Ce document intègre :
- les dénominations du produit ;
- la description précise du produit et de ses éventuels dérivés ;
- les données techniques de production, d'élaboration, de transformation et de conditionnement et le schéma de vie du produit concerné ;
- les éléments qui permettent de différencier le produit certifié du produit courant (2) de même nature.
Le cahier des charges ne comporte pas d'exigences réglementaires d'ordre général.
Le contenu du référentiel devra correspondre aux E & R ainsi qu'aux dispositions figurant en annexe 1. L'OC vérifie que le cahier des charges est complet et conforme à l'ensemble des dispositions.

(2) Le produit courant est le produit conforme à la réglementation en vigueur et aux usages loyaux et marchands de la profession (code des usages, normes d'application obligatoire, accords interprofessionnels, etc.) ; le produit courant n'est pas certifiable.

5.2. Les caractéristiques certifiées
5.2.1. Cas des cahiers des charges couverts
par des exigences et recommandations

L'OC vérifie que le cahier des charges est conforme aux E & R publiées au JO pour la famille de produits concernés.
En particulier, les caractéristiques certifiées doivent correspondre à une recommandation du document « Exigences et recommandations » homologué par les pouvoirs publics ainsi qu'aux éléments techniques qui les définissent, à l'exception d'une éventuelle caractéristique spécifique complémentaire (cf. § 5.2.2).

5.2.2. Cas des cahiers des charges contenant
une caractéristique certifiée complémentaire

Un cahier des charges ne peut contenir qu'une caractéristique certifiée complémentaire, c'est-à-dire une caractéristique d'un type nouveau n'ayant pas fait l'objet d'une recommandation.
L'OC s'assure de la pertinence de cette caractéristique, de la faisabilité de son contrôle et de l'impact positif de cette caractéristique sur la qualité du produit. Accompagnée de son plan et de ses modalités de contrôle, elle est obligatoirement soumise, pour avis, au comité de déontologie. Cet avis est transmis avec la demande d'enregistrement.
Cette caractéristique certifiée complémentaire figure dans la demande d'enregistrement prévue à l'article R. 641-62 du code rural. Elle est proposée pour intégration aux E & R prévues pour le produit ou la famille de produits dans un délai d'un an à compter de la réception de la demande d'enregistrement de la CCP. A défaut d'intégration dans les E & R, elle ne peut plus être utilisée pour la certification concernée à l'expiration de ce délai.

5.2.3. Cas des cahiers des charges non couverts
par des exigences et recommandations

Un cahier des charges peut concerner un produit ou une famille de produits pour lesquels il n'existe pas d'E & R publiées au JO. La demande d'enregistrement ne sera recevable qu'après publication des exigences et recommandations relatives au produit ou à la famille de produits.
L'OC ou l'opérateur saisissent la DGPEI de cette demande de certification ; un groupe de travail est mis en place à cette fin.
L'OC peut saisir le comité de déontologie pour avis sur tout ou partie du référentiel préalablement à la saisine de la DGPEI. Cet avis est transmis avec la demande d'enregistrement.

5.3. Elaboration et validation du plan de contrôle

Après validation des caractéristiques certifiées par le comité de certification de l'OC, le demandeur envoie à l'OC les éléments de contrôle spécifiant :
- les missions d'autocontrôle ou de contrôle interne pour chaque intervenant dans le processus de certification, avec indication et définition de leurs fréquences et de la durée des contrôles ;
- le système de sanctions ;
- le cas échéant, le plan d'analyses minimum par opérateur (type d'analyses détaillées, fréquences, lot).
L'OC élabore le plan de contrôle qui comprend :
- le rappel des autocontrôles réalisés par les opérateurs ;
- le rappel des contrôles internes réalisés sous la responsabilité du demandeur ;
- les contrôles externes, notamment ceux qui ont été effectués sur les autocontrôles et les contrôles internes.
Le plan de contrôle prévoit les modalités de délivrance de l'habilitation reconnaissant l'aptitude du demandeur à satisfaire aux exigences du référentiel dont il demande l'enregistrement.
L'OC s'assure que l'ensemble des plans de contrôle est conforme aux E & R.

5.4. Validation des présentations et de l'étiquetage

Tout nouvel étiquetage ou modification d'un étiquetage validé est soumis, par l'opérateur, à l'OC pour validation.
On entend par modèle d'étiquette un projet d'étiquette en couleur tel qu'il sera utilisé, comportant la dénomination de vente du produit (en indiquant les déclinaisons éventuelles possibles) et les mentions réglementaires liées à la certification de conformité.
Au moins une matrice d'étiquetage est présente dans le référentiel validé par l'OC. Le demandeur transmet à l'OC, pour validation préalable, tous les modèles ultérieurs d'étiquettes et références commerciales associées.
Dans tous les cas, ce point est validé par l'OC lors des audits annuels effectués chez l'opérateur.
La mention d'une caractéristique certifiée sur l'étiquette s'accompagne obligatoirement de celle du nom de l'OC.
La validation de l'étiquette et des autres documents de communication est effectuée selon une procédure interne de l'OC qui comporte la vérification de l'exactitude des mentions relatives à la certification.
Si l'étiquetage fait référence aux caractéristiques certifiées, l'OC doit vérifier que :
- les caractéristiques certifiées correspondent à celles qui figurent dans le cahier des charges et correspondent au contenu des exigences et recommandations homologuées ;
- la caractéristique certifiée supplémentaire figure dans le cahier des charges enregistré.
L'OC n'est pas chargé d'examiner la conformité réglementaire complète (mentions obligatoires - notamment adresse du responsable de la mise en marché, composition, DLUO, DLC etc. -, mentions facultatives autorisées par la réglementation - marque du produit, logotypes, éventuels dessins...), ni les aspects marketing de l'emballage autres que ceux en rapport avec la certification de produits.
La validation de l'étiquetage, qui ne préjuge pas de la conformité aux dispositions du code de la consommation relatives à l'étiquetage (art. R. 112-1 et suivants), et la détention d'un certificat de conformité valide de l'organisme certificateur sont nécessaires avant la mise sur le marché des produits faisant l'objet de la certification.

5.5. Procédure d'enregistrement auprès des pouvoirs publics

Le demandeur dépose à la DGPEI la déclaration prévue à l'article R. 641-62 du code rural (cf. schéma de procédure en annexe).
L'OC ne peut procéder à la délivrance de la certification qu'à compter de la date définie sur l'accusé de réception de la demande d'enregistrement de la CCP.
L'accusé de réception doit parvenir en retour dans un délai de quinze jours suivant la réception d'un dossier complet (art. R. 641-63).

6. Modification de référentiel
6.1. Modification de cahier des charges

Les modifications des caractéristiques certifiées sont examinées et validées dans les mêmes conditions que le document initial et donnent lieu à un nouvel enregistrement.

6.2. Modification du plan de contrôle

Toute modification de plan de contrôle fait l'objet d'une validation préalable par l'OC.
S'il s'agit d'une diminution de la fréquence d'intervention interne ou externe, cette demande doit être validée par le comité de certification de l'OC, en fonction des E & R (ou conditions minimales de contrôle) publiées au JO.
Toute modification de cahier des charges entraîne une révision du plan de contrôle.
Toute modification du plan de contrôle interne entraîne une révision du plan de contrôle externe.

7. Bilan annuel d'activités (cf. annexe 5)

Chaque OC accrédité pour la CCP adresse au ministre chargé de l'agriculture (DGPEI) et au ministre chargé de la consommation (DGCCRF) un rapport annuel d'activité, pour la période allant du 1er janvier au 31 décembre de l'année n ; il est adressé, au plus tard le 30 avril de l'année n + 1, aux pouvoirs publics concernés, en deux exemplaires (un exemplaire « papier » et une version numérisée).
Ce rapport comprend notamment :
- un bilan de fonctionnement ;
- une synthèse des sanctions prononcées ;
- des informations économiques sur les produits certifiés.

8. Référentiels validés antérieurement au 1er janvier 2007

Le principe retenu pour la poursuite de l'activité des référentiels enregistrés en application de l'article 10 de l'ordonnance n° 2006-1547 est celui de la continuité de gestion par les opérateurs et les OC selon les modalités suivantes :
- les dossiers dont la liste est publiée au JO sont réputés validés et, le cas échéant, conformes aux E & R ;
- en application de l'arrêté du 26 décembre 2006, les cahiers des charges antérieurement associés à une IGP peuvent comporter une seule caractéristique certifiée pendant une période maximale de un an ; au-delà, ils devront être complétés d'une seconde caractéristique certifiée, conforme aux E & R ;
- en cas de publication de nouvelles E & R, ou de modification des E & R existantes, les opérateurs disposent d'un délai d'un an à compter de la date de publication au JO pour mettre leurs référentiels en conformité avec celles-ci ;
- en cas de modification du cahier des charges pour mise en conformité avec la nouvelle réglementation, le dossier devra faire l'objet d'un dépôt d'une nouvelle demande auprès de l'administration pour enregistrement de la CCP.

A N N E X E 1
STRUCTURE DES RÉFÉRENTIELS
(à destination des opérateurs et des OC)

Les référentiels contiennent au minimum les éléments suivants :

1. Justification de la demande et du positionnement du produit

Tout dossier nécessite une présentation générale qui permettra de comprendre la motivation de l'opérateur, le champ de la certification, le positionnement du produit, etc. Il comprend les éléments suivants :
- une page de garde comportant :
- nom et coordonnées de l'opérateur ;
- nom et coordonnées de l'OC ;
- numéro d'enregistrement ;
- dénominations de vente et désignations précises des produits ;
- visas ;
- numéro de version (numéro de version du référentiel et, chaque fois que cela est possible, numéro de version du cahier des charges et du plan de contrôle) ;
- date de version du référentiel ;
- date d'application du référentiel (date sur l'accusé de réception s'il s'agit d'une nouvelle CCP) ;
- une copie du récépissé de l'enregistrement ;
- un sommaire.

1.1. Description du produit

Cette description comprend notamment :
- le ou les produits concernés : dénomination de vente, état (frais, réfrigéré, surgelé, appertisé, pasteurisé, etc.), niveau d'élaboration, composition, etc. ;
- la présentation (vrac, UVC, etc.) ;
- le champ concerné par la certification demandée (à partir d'où et jusqu'où), etc.

1.2. Description de l'adéquation du dossier
aux objectifs de la politique qualité

Dans la présentation du dossier, le demandeur explique en quoi le dossier contribue à la réalisation des objectifs de la politique de qualité définis dans le code rural.

1.3. Démonstration de la conformité du dossier à la CCP

Le demandeur décrit ce qu'il considère comme étant essentiel pour démontrer en quoi il répond aux objectifs fixés par l'article L. 640-1 du code rural et fournit les éléments permettant de différencier le produit certifié du produit courant de même nature.
Il indique notamment :
- l'importance du marché ;
- les produits concurrents ;
- la cible commerciale visée ;
- les impacts économiques attendus, etc.

1.4. Adéquation du positionnement
et de la communication liée au produit

Les caractéristiques certifiées (au moins deux [3]) doivent correspondre aux principaux éléments permettant de justifier le positionnement du produit et ayant un effet sur la qualité du produit, notamment lorsqu'il s'agit de caractéristiques liées à une règle de production. Elles doivent être significatives, objectives et mesurables.

(3) Une caractéristique sur la traçabilité ne peut être comptabilisée au titre des deux caractéristiques certifiées.

2. Respect de la réglementation et du guide
des bonnes pratiques
2.1. Respect des règles fixées par les exigences et recommandations « produits »
ainsi que leurs conditions minimales de contrôle

Les règles spécifiques à un produit ou une famille de produits sont publiées au JO.
Elles se subdivisent en :
- exigences relatives à ce produit, qui sont d'application obligatoire ;
- recommandations décrivant les éléments minimaux devant figurer dans le cahier des charges pour utiliser certaines caractéristiques certifiées ;
- conditions minimales de contrôle (interne et externe).

2.2. Respect des règles définies dans le présent guide
des bonnes pratiques
3. La demande d'enregistrement (voir procédure en annexe)

La démarche de certification validée fait l'objet d'une déclaration auprès du ministre chargé de l'agriculture.
Cette déclaration, établie selon le modèle de formulaire figurant en annexe 4, comprend :
1° La désignation précise du ou des produits faisant l'objet de la déclaration ;
2° L'indication des recommandations et, le cas échéant, du mode de présentation de la caractéristique certifiée du produit, prévu par l'article R. 641-60, que l'opérateur choisit de respecter ;
3° La justification de l'accréditation de l'organisme certificateur choisi pour la catégorie de produits en cause ;
4° L'accord de l'organisme certificateur choisi et l'avis émis par son comité de certification sur la démarche de certification ;
5° L'engagement de cet organisme de respecter le guide des bonnes pratiques en matière de certification prévu par l'article R. 641-67.
Dans les quinze jours suivant la réception d'une déclaration, il est adressé au déclarant :
- si la déclaration est incomplète, un accusé de réception qui indique les pièces ou informations manquantes ;
- lorsque la déclaration est complète, un récépissé de déclaration qui indique soit la date à laquelle le certificat de conformité pourra être délivré à l'opérateur, soit les motifs du refus de l'enregistrement.
Si une caractéristique complémentaire est proposée, le récépissé indique sa date limite d'utilisation. Sa validité est examinée dans les conditions prévues par l'article R. 651-59 du code rural.

A N N E X E 2
TRAITEMENT D'UNE MODIFICATION DE CCP
1. Suivi des produits sous CCP

Lorsqu'il apparaît qu'un produit sous CCP ne se différencie plus du produit courant ou qu'il y a incohérence entre des produits certifiés similaires ou avec les exigences et recommandations, l'organisme certificateur doit procéder à la mise en conformité du dossier dans le délai de un an à compter de ce constat et une nouvelle demande d'enregistrement doit être adressée aux pouvoirs publics.
Si le dossier n'est pas mis en conformité dans ce délai, l'OC informe le ministère de l'agriculture et de la pêche, qui procède au retrait de l'enregistrement.

2. Instruction des modifications
(ou mises à jour des référentiels existants)

1. Validation par l'OC, lorsqu'il s'agit :
- d'une simple modification rédactionnelle n'affectant pas les éléments substantiels du produit ;
- d'une extension simple du champ d'application du référentiel.
L'OC informe la DGPEI de toute modification du référentiel en indiquant le numéro et la date de la version validée.
2. Demande d'enregistrement d'une nouvelle CCP dans les cas suivants :
- changement de dénomination du produit ;
- changement d'OC ;
- introduction de nouvelles caractéristiques ;
- changement du mode de présentation du produit.

A N N E X E 3
SCHÉMAS DE PROCÉDURE DE DÉLIVRANCE
D'UN CERTIFICAT DE CONFORMITÉ

Identification des cas de figure possibles en fonction :
- de l'existence d'exigences et recommandations homologuées (E & R) ;
- de la prévision d'usage d'un mode de présentation d'une caractéristique certifiée d'un produit qui ne fait pas l'objet d'une recommandation (caractéristique complémentaire) ;
- de l'accréditation de l'organisme certificateur pour la famille de produits concernée.

A N N E X E 4
FORMULAIRE DE DÉCLARATION

A N N E X E 5
CONTENU DU RAPPORT ANNUEL D'ACTIVITÉ
1. Page de garde
Rapport annuel d'activité en certification de conformité

Période :
Nom de l'organisme certificateur :
Marque collective de certification ou signe distinct matérialisant la certification :
Coordonnées du siège :
Accréditations COFRAC :
Pour chaque catégorie de produits concernée :
Numéro et date de l'accréditation et date d'échéance :

2. Renseignements généraux

(Il s'agit d'éléments permettant d'appréhender, de manière globale, le fonctionnement de l'OC.)
2.1. Administration de l'OC.
2.2. Fonctionnement.

3. Fonctionnement de la certification de conformité

Pour chaque référentiel, le rapport indique :
3.1. Référence et date de la version en vigueur.
3.2. Liste des caractéristiques certifiées.
3.3. Modifications majeures éventuelles apportées au référentiel (désignation des produits, caractéristiques certifiées).
3.4. Synthèse des sanctions prononcées.
3.5. Classification selon les nomenclatures d'activités et de produits françaises (CPF6).
3.6. Quantités certifiées (exprimées, selon les catégories de produits, en nombre d'unités, volumes ou tonnages).

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