2. Consultation et conservation des rapports administratifs

Si les travaux de ces organismes, mais aussi ceux réalisés par les assemblées parlementaires, par les administrations ou par les autres corps d'inspection et de contrôle, tombent dans l'oubli, c'est aussi bien souvent parce que leur conservation n'est pas assurée ou que leur accès est très difficile. Il en résulte notamment le risque que de nouveaux travaux soient entrepris dans l'ignorance des études antérieures sur le même sujet.
C'est justement pour répertorier et faire connaître les résultats des travaux antérieurs qu'a été conçue la banque d'information politique et d'actualité de la Documentation française (B.I.P.A.), chargée de recenser et de diffuser les publications de l'administration française et, en particulier, les études et rapports réalisés ou demandés par les assemblées parlementaires, les grands corps de l'Etat et l'ensemble des administrations, qu'ils soient édités ou non.
Les documents sont analysés dans la banque de données Logos, qui peut être interrogée par abonnement sur le serveur Questel ou par l'intermédiaire d'un service téléphonique (40-15-72-77). Ils peuvent être communiqués à toutes les administrations qui le souhaitent.
Le degré d'exhaustivité de cette banque de données, qui comporte aujourd'hui près de 4 000 références, dépend cependant de la bonne volonté de chaque administration. La liste des ministères et principaux organismes dont les publications sont répertoriées dans Logos figure en annexe à la présente circulaire.
Je vous demande donc de donner instruction aux services placés sous votre autorité d'adresser désormais systématiquement un exemplaire de chaque rapport ou étude produit par eux à la direction de la Documentation française (banque d'information politique et d'actualité, 8, avenue de l'Opéra, 75001 Paris), à l'exception de ceux:
- qui, par leur contenu, ne concernent pas l'action administrative;
- ou dont l'intérêt ne justifierait pas un enregistrement;
- ou que vous jugez inopportun de rendre accessibles et dont la communication peut être refusée au public en vertu de l'article 6 de la loi no 78-793 du 17 juillet 1978 portant diverses mesures d'amélioration des relations entre l'administration et le public et diverses dispositions d'ordre administratif, social et fiscal.
Je vous engage également, avant de demander tout nouveau rapport ou étude,
de faire en sorte que vos services consultent cette banque de données, afin d'éviter de nouvelles recherches lorsque la simple consultation des travaux existants permet de résoudre ou tout au moins de mieux circonscrire un problème.
Cet effort de rationalisation de la conservation des rapports administratifs pour le compte de l'ensemble des administrations ne doit toutefois pas vous dispenser d'améliorer, si nécessaire, les conditions de conservation de ceux-ci dans vos propres services. La commission de coordination de la documentation administrative (C.C.D.A.) a entrepris depuis plusieurs années, en liaison avec la direction de la Documentation française, ainsi qu'avec un certain nombre d'administrations, un vaste effort de collecte, de signalisation et de conservation des rapports administratifs non publiés (<< littérature grise >>). Vous pourrez notamment vous reporter à son rapport d'activités 1994.

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