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LES PROGRAMMES ANNUELS

DE SIMPLIFICATIONS ADMINISTRATIVES

La simplification administrative ne doit pas être l'apanage d'une commission ou d'une instance spécialisée, c'est l'affaire de toute l'administration et notamment de l'ensemble des services de l'Etat.

Il appartient, en conséquence, à chaque ministre de prendre en charge les procédures qui relèvent de son département et d'élaborer, dans les conditions prévues par l'article 1er du décret du 2 décembre 1998, un programme annuel de simplification des formalités et des procédures administratives, qui s'inscrira dans le cadre plus large du programme pluriannuel de modernisation de son administration.

Le point de départ de votre démarche sera l'usager.

Vous devrez en conséquence repérer les procédures qui posent aux usagers les difficultés pratiques les plus fréquentes et qui sont à l'origine des malentendus et des pertes de temps les plus importants. Il vous appartient de définir, en fonction de la spécificité de votre département et en consultation avec les usagers et leurs représentants, les modalités de ce travail d'identification.

Les mesures proposées devront avoir été préalablement analysées dans tous leurs aspects : effets attendus pour l'usager, coût direct et indirect, modifications de textes législatifs ou réglementaires qu'elles imposent, et conséquences indirectes qu'elles peuvent avoir sur des procédures voisines. A cette fin, chaque mesure de simplification proposée dans le programme sera accompagnée d'une fiche d'impact précisant ces différents points (modèle joint).

Vous veillerez également à enrichir vos propositions par les enseignements qui peuvent être tirés des expériences réalisées par des pays étrangers.

Les programmes annuels seront constitués pour chaque département ministériel, d'une part, d'une note de présentation récapitulant les différentes simplifications proposées et indiquant les priorités que traduit le programme et, d'autre part, des fiches d'impact propres à chacune des mesures.

Ces programmes seront adressés, pour le 1er janvier de chaque année, à la commission pour les simplifications administratives (COSA). Vous pourrez, le cas échéant, ajouter au programme annuel des propositions de simplification qui ne relèvent pas de la compétence directe de votre département ministériel mais qui vous paraissent, dans l'intérêt de l'usager, particulièrement nécessaires.

La COSA consultera la délégation interministérielle à la réforme de l'Etat, qui tient du décret modifié du 13 septembre 1995 l'instituant une mission générale de proposition en la matière. La délégation donnera son avis pour le 15 mars de chaque année.

Pour l'année 2000, les propositions de programme devront être adressées à la COSA au plus tard le 1er mai, l'avis de la commission intervenant le 1er juillet.

Au vu de l'avis de la COSA, je me réserve le soin d'apprécier l'effectivité et l'opportunité des mesures contenues dans les programmes annuels présentés et, le cas échéant, de vous demander d'amender ou de compléter ces programmes.

Une fois le programme arrêté, vous veillerez à ce que les mesures décidées entrent rapidement dans les faits. L'expérience passée montre qu'une attention toute particulière doit être accordée à la mise en oeuvre des simplifications, qui ne peuvent se satisfaire d'un simple traitement technique par les services concernés mais supposent une forte volonté politique de la part du Gouvernement. Il faut en effet entendre par mise en oeuvre d'une mesure de simplification non la seule modification des textes régissant la procédure administrative mais sa concrétisation dans les formulaires et la pratique des services.

Vous désignerez l'un des directeurs d'administration centrale de votre département ministériel pour veiller à la mise en oeuvre du programme annuel. Ce directeur devrait être de préférence le haut fonctionnaire chargé de la modernisation et de la déconcentration, ou, le cas échéant, tout directeur qui, par ses fonctions, vous paraîtra le mieux à même de faire la synthèse des propositions de réforme. Il lui appartiendra de vous signaler toutes les difficultés de mise en oeuvre. Il pourra recevoir les doléances du public, par des moyens que vous définirez et qui pourront notamment faire appel aux technologies de l'information et de la communication, afin d'engager des actions de médiation auprès des services concernés.

Lorsqu'il apparaîtra que l'exécution des mesures de simplification implique des arbitrages interministériels, je vous demande de m'en informer dans les délais les plus brefs.

La COSA établira annuellement un rapport public sur les conditions dans lesquelles les programmes de simplification administrative auront été mis en oeuvre par chacun des départements ministériels. A cet effet, un état récapitulatif des mesures d'exécution devra être adressé au rapporteur général de la COSA pour le 1er décembre de chaque année.

MODELE DE FICHE D'IMPACT

DES MESURES DE SIMPLIFICATION ADMINISTRATIVE

Il sera établi une fiche d'impact pour chaque mesure de simplification administrative proposée.

Cette fiche comprendra trois parties.

1. La première sera consacrée à la description de l'état initial de la formalité faisant l'objet de la simplification proposée.

Cette description comprendra notamment :

La référence précise des différents textes (loi, décret, arrêté, circulaire d'application...) et, le cas échéant, de la jurisprudence qui régissent cette formalité ;

Le public concerné par cette formalité ;

Une estimation du nombre de formalités de ce type effectuées chaque année et de leur coût pour la collectivité et l'usager ;

Le relevé des différentes démarches que doit accomplir l'usager pour effectuer cette formalité : déplacement auprès du service pour le retrait ou le dépôt du dossier, recherches de pièces justificatives avec indication des services auprès desquels elles peuvent être obtenues, formulaire à remplir...

2. La deuxième partie sera consacrée à la description de la mesure de simplification proposée.

Elle comprendra notamment :

Le but recherché par la mesure ;

Ses effets sur l'usager du point de vue des démarches à accomplir (déplacement auprès du service, pièces justificatives, formulaire...) ;

Les modifications de textes qu'elle impose ;

L'estimation de son coût pour la collectivité publique et de l'économie qu'elle représente pour l'usager ;

Une étude des effets indirects de la simplification proposée sur des procédures administratives voisines.

3. La troisième partie sera consacrée aux conditions de mise en oeuvre de la mesure de simplification proposée.

Le service chargé de la mise en oeuvre de la mesure sera précisément indiqué.

A cela s'ajoutera un calendrier prévisionnel de cette mise en oeuvre.

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LA COMMISSION POUR LES SIMPLIFICATIONS ADMINISTRATIVES (COSA)

Cette commission, qui succède à la COSIFORM, est une instance d'étude, d'impulsion et de suivi en matière de simplification administrative.

Dans un souci d'efficacité, sa composition a été volontairement restreinte et comprend cinq personnes qualifiées et cinq directeurs d'administration centrale.

Cependant, la commission pourra, en fonction des matières traitées, instituer des groupes de travail associant les particuliers, les professionnels et les entreprises ; comme indiqué ci-dessus, il appartient en outre à chaque département ministériel d'organiser des procédures de consultation des usagers.

Un rapporteur général préparera les travaux de la commission et en suivra la mise en oeuvre.

La COSA sera une instance d'étude en ce que, comme il a été dit, elle sera saisie pour avis des programmes annuels de simplification des formalités élaborés par les départements ministériels.

A ce titre, elle sera l'interlocuteur naturel de vos services qui pourront la saisir de toute question se rattachant aux simplifications administratives et aux formulaires.

La commission entretiendra, par ailleurs, un dialogue étroit avec les collectivités locales et l'ensemble des organismes assurant une mission de service public qui le souhaitent.

Pour l'aider dans l'examen des questions se rattachant à l'utilisation des nouvelles technologies, la commission aura recours à la mission interministérielle de soutien technique pour le développement des technologies de l'information et de la communication dans l'administration (MTIC).

Instance d'impulsion, la commission ne s'arrêtera pas aux propositions de simplification qui lui seront faites par les administrations et organismes chargés d'un service public.

En liaison avec les usagers, qui pourront lui transmettre leurs propositions et suggestions, ainsi qu'avec les services les plus proches du public comme, par exemple, les préfectures, les services déconcentrés ou les antennes régionales du centre interministériel de renseignements administratifs et en s'inspirant des recommandations du Médiateur de la République, elle aura un pouvoir d'initiative et de proposition.

Instance de suivi, elle veillera à l'exécution de différentes mesures de simplification prévues dans les programmes annuels et en rendra compte, notamment dans son rapport annuel.

Il lui appartiendra, en outre, d'élaborer les outils qui permettront de mesurer les effets d'une mesure de simplification sur le public et les entreprises.

Une réflexion devra, à cet effet, être engagée sur l'élaboration de normes de qualité auxquelles devraient tendre les procédures administratives qui, à l'instar des normes s'imposant aux entreprises privées, doivent garantir la qualité, la sécurité et la rapidité de la prestation.

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LA SIMPLIFICATION DES FORMULAIRES ADMINISTRATIFS

La commission assure la mission précédemment confiée au Centre d'enregistrement et de révision des formulaires administratifs (CERFA).

Sa compétence s'étend aux formulaires des administrations de l'Etat et des organismes placés sous la tutelle de l'Etat. Au-delà, toutes les collectivités publiques, et notamment les collectivités locales, pourront, si elles le souhaitent, avoir recours à la COSA.

Pour être enregistrés, les formulaires devront répondre à une triple exigence :

Exigence de légalité : seuls les informations et renseignements strictement nécessaires à l'application des textes législatifs et réglementaires pourront être demandés.

Les formalités ne devront pas être imposées par voie de simples circulaires. La liste des informations et pièces exigées ne pourra résulter que d'une loi, d'un décret ou d'un arrêté dont la date de publication au Journal officiel devra être précisément mentionnée sur le formulaire.

Exigence de proportionnalité : les informations demandées devront être proportionnées à l'objet de la demande. S'il peut être admis qu'à une procédure complexe correspondent des informations multiples destinées à permettre une instruction complète par l'administration, en revanche les formalités administratives de la vie courante devront faire l'objet d'un traitement exigeant une perte de temps extrêmement réduite pour l'usager. Un effort tout particulier devra être fait en ce qui concerne les pièces justificatives demandées, qui imposent de lourdes contraintes à l'usager alors que l'utilité pour le service n'est pas certaine. Cette exigence de proportionnalité devra être notamment prise en compte, après, le cas échéant, consultation de la COSA, dans l'élaboration des textes, généralement réglementaires, définissant le contenu des formalités administratives.

Exigence de « lisibilité » : les formulaires et les documents qui leur sont joints devront être rédigés dans le souci de les rendre, par leur vocabulaire, leur contenu et leur présentation, compréhensibles par le plus grand nombre.

Pour les formulaires qui s'inscriront dans une procédure administrative particulièrement bien étudiée au regard des exigences de simplicité, de rapidité et de sécurité juridique, sera ajouté, à la mention faisant état de l'enregistrement du CERFA, le label « Administration 2000 ». Ce label, délivré par la COSA, témoignera de la volonté et de la capacité de l'administration concernée de prendre, au mieux, en considération les préoccupations concrètes de l'usager.

Conformément aux orientations définies par le programme d'action gouvernementale relative à l'entrée de la France dans la société de l'information et dans le respect des prescriptions de la loi no 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l'informatique et aux libertés, les actions de simplification en matière de formulaires administratifs devront, en outre, faire la place la plus large aux technologies de l'information et de la communication.

C'est dans ce cadre que s'inscrit le décret no 99-68 du 2 février 1999 relatif à la mise en ligne des formulaires administratifs. Les formulaires seront, sous une forme numérisée, gratuitement mis à la disposition des usagers soit sur le site Admifrance, soit sur un site agréé. Aucun formulaire nouveau ou dont le contenu a été révisé ne pourra recevoir le numéro CERFA s'il n'a pas été présenté par l'administration compétente à la fois sur support papier et sous une forme numérisée.

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