Pour chaque déplacement, l'autorité militaire établit un dossier relatif aux modalités de déplacement qu'elle souhaite réaliser et comprenant notamment :
- la description de l'itinéraire emprunté ;
- la date et l'horaire du déplacement ;
- la composition du convoi ;
- un schéma de répartition des charges pour chaque engin militaire composant le convoi.
Sur la base de ce dossier, l'autorité militaire doit demander l'avis de chacune des autorités compétentes en matière de police de la circulation et des gestionnaires des sections autoroutières concernées (au moins un mois avant chaque mouvement).
En cas d'avis favorable, un dossier d'exploitation établi par chaque gestionnaire concerné fixe les conditions liées au passage du convoi (mesures d'exploitation, plan de circulation, modalités d'accompagnement, horaires, haltes, consignes en cas d'incidents, moyens de communication, devis, etc.).
Le dossier d'exploitation doit comporter notamment les procédures à appliquer pour les cas suivants :
- incident technique sur un engin du convoi (panne, crevaison, etc.) ;
- incident mineur avec un usager (gêne temporaire) ;
- accident matériel avec un usager (pas de blessé) ;
- accident corporel avec un usager (avec victime).
En cas d'avis défavorable de l'un des gestionnaires, motivé par des difficultés relatives à un ouvrage d'art ou à la préservation du patrimoine routier, il appartient à l'autorité militaire de rechercher un itinéraire de substitution approprié.
Le gestionnaire peut à tout moment demander l'ajournement du passage sur son réseau :
- en cas d'événements fortuits entraînant une réduction de capacité des voies (coupures de voies, travaux, basculements de la circulation liés à des accidents ou des dommages causés à l'infrastructure, par exemple) ;
- en cas de non-respect des prescriptions imposées dans le dossier d'exploitation par l'autorité militaire.
L'autorité militaire est tenue :
- de respecter les prescriptions qui lui sont imposées dans les différents dossiers d'exploitation ;
- d'envoyer, avant chaque voyage et au plus tard trois jours francs avant la date prévue pour le déplacement du convoi, un avis d'information préalable aux gestionnaires des sections autoroutières empruntées (directions départementales de l'équipement ou sociétés concessionnaires d'autoroutes) ;
- de prendre contact avant chaque voyage avec les forces de l'ordre responsables de chaque section de voie empruntée ;
- de s'assurer avant le départ du convoi, par tous les moyens, qu'aucune restriction temporaire relative à la circulation (de type « plan de gestion de trafic », par exemple) n'a été mise en place sur l'itinéraire depuis la délivrance par le gestionnaire concerné de l'avis favorable.

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