A N N E X E
LES INSTANCES DU HAUT CONSEIL DE LA SANTÉ PUBLIQUE. -
DÉSIGNATION, ÉLECTION, COMPOSITION
1. Procédure de proposition au ministre des membres
(personnalités qualifiées)

a) Les membres du Haut Conseil de la santé publique et des comités techniques permanents sont choisis après appel public à candidatures et sélectionnés selon les modalités ci après ;
b) La compétence des experts du HCSP est établie après examen de leur dossier par un comité de sélection réuni par le directeur général de la santé ;
c) La compétence des experts des CTP est établie après examen de leur dossier par un comité de sélection réuni par le président du HCSP ;
d) Les personnes dont la compétence a été reconnue et qui ont été choisies pour être membres du HCSP ou des CTP y siègent en leur nom propre et ne peuvent donc se faire remplacer ;
e) La liste est proposée au ministre chargé de la santé.

2. Election du président et du vice-président du HCSP

L'élection obéit aux dispositions de l'article R. 1411-50 du code de la santé publique et suit la procédure suivante :
a) Les candidats doivent faire connaître leur volonté d'accéder au poste de président ou de vice-président par lettre de motivation adressée au directeur général de la santé qui les diffuse à l'ensemble des membres avant la séance de vote ou au début de celle-ci ;
b) Le vote se fait à bulletin secret ;
c) L'élection du président et celle du vice-président font l'objet de votes distincts ;
d) Des procurations peuvent être données par les membres absents à un présent de leur choix. Nul ne peut être bénéficiaire de plus d'une procuration.
A l'issue du vote, les noms du président et du vice-président sont rendus publics par communiqué de presse et sur le site internet du HCSP.

3. Vice-présidence des commissions spécialisées,
élection des présidents et vice-présidents

a) Chaque commission spécialisée se dote au moins d'un vice-président, élu parmi les personnalités qualifiées par les membres ayant voix délibérative. Le vice-président supplée le président dans ses fonctions en son absence et à ce titre le représente au collège en ayant voix délibérative. Si une commission se dote de plusieurs vice-présidents, notamment en raison de l'existence de plusieurs sections, le président désigne un premier vice-président qui le supplée. En présence du président et sous réserve de son accord, le vice-président ou les vice-présidents peuvent assister aux séances du collège sans voix délibérative ;
b) Les candidats doivent faire connaître leur volonté d'accéder au poste de président ou de vice-président par lettre de motivation adressée au président du HCSP qui les diffuse à l'ensemble des membres de la commission avant la séance de vote ou au début de celle-ci ;
c) L'élection du président et celle du vice-président se font à main levée, sauf demande d'un vote à bulletin secret par un membre ayant voix délibérative. Chacune fait l'objet d'un vote distinct ;
d) Les procurations suivent les mêmes règles que pour la présidence du HCSP.

4. Procédure de proposition au ministre pour la création
et la composition des comités techniques permanents

a) La création d'un comité technique permanent est proposée selon des critères établis par la (ou les) CS de rattachement. Cette création est validée par le collège ;
b) La composition du comité technique permanent est proposée par la (ou les) CS de rattachement. Le(s) président(s) de la CS lance(nt) un appel à candidatures et procède(nt) à un examen et à un classement des dossiers par un comité de sélection présidé par le président du HCSP ;
c) Conformément aux dispositions de l'article R. 1411-46 du code de la santé publique, le texte de création et de composition ainsi que la liste de nomination des membres issus de cette sélection sont proposés au ministre.

5. Election des présidents des CTP

Elle suit les mêmes règles que celles de l'élection du président des commissions spécialisées du HCSP.
Les présidents des CTP assistent, sans voix délibérative, aux séances de la commission spécialisée à laquelle ils sont rattachés.

LES INSTANCES DU HAUT CONSEIL
DE LA SANTÉ PUBLIQUE. - PRINCIPES DE FONCTIONNEMENT
6. Indépendance

a) Les membres du Haut Conseil de la santé publique (collège et commissions spécialisées), ainsi que les membres des CTP, font à l'occasion de leur nomination une déclaration au président du Haut Conseil de la santé publique mentionnant leurs liens directs ou indirects avec les entreprises, établissements ou organismes dont les dossiers pourraient être soumis au HCSP, ainsi qu'avec les organismes de conseil intervenant dans ces secteurs. Cette déclaration est actualisée à leur initiative dès qu'une modification intervient (L. 1421-3-1 du CSP). Ces déclarations sont rendues publiques sur le site internet du HCSP dans une forme simplifiée. En l'absence de déclaration, les membres ne peuvent pas siéger.
A l'occasion de sa nomination, le président du Haut Conseil de la santé publique fait la déclaration décrite à l'alinéa précédent au directeur général de la santé ;
b) Les membres des groupes de travail temporaires remplissent une déclaration d'intérêts pour la durée de leur collaboration. Elle est rendue publique dans les mêmes conditions ;
c) Les personnes auditionnées ponctuellement déclarent au début de l'audition leurs intérêts dans le cadre du sujet considéré ;
d) Les membres précités ne peuvent, en outre, recevoir des avantages en nature ou en espèces sous quelque forme que ce soit de la part des entreprises, établissements ou organismes visés au 6 a (art. L. 1421-3-2 du CSP) ;
e) Les membres du HCSP et des comités techniques permanents qui ont des liens avec des entreprises, établissements ou organismes visés au 6 a sont tenus de les faire connaître au public lorsqu'ils s'expriment au nom du HCSP dans une manifestation publique, dans la presse écrite ou audiovisuelle (art. L. 1421-3-2 du CSP) ;
f) Le président et le vice-président du HCSP, les présidents et les vice-présidents des commissions spécialisées ainsi que le secrétariat général sont garants des principes d'indépendance. Le secrétariat général tient à jour les déclarations publiques d'intérêts ;
g) Si un conflit d'intérêt concerne le président, le vice-président le supplée. S'il concerne le président et le vice-président ou le rapporteur d'un dossier, ces derniers ne peuvent pas exercer leurs fonctions. Dans ce cas, les membres du groupe désignent un président ad hoc ou bien un nouveau rapporteur est désigné par le président ;
h) Les membres, sollicités en dehors du cadre du HCSP, peuvent, s'ils le souhaitent, faire mention de leur appartenance aux instances du Haut Conseil. Ils ne doivent en aucun cas laisser à penser qu'ils représentent ces instances ou qu'ils expriment l'avis de ces dernières ;
i) Les membres ne peuvent prendre part ni aux délibérations ni aux votes s'ils ont un intérêt direct ou indirect à l'affaire considérée, conformément à l'article L. 1421-3-1 du code de la santé publique.

7. Confidentialité

a) Les membres sont tenus au secret et à la discrétion professionnels dans les mêmes conditions que celles définies à l'article 26 du titre Ier du statut général des fonctionnaires ;
b) Dans les comptes rendus de réunion et dans la formulation des avis du HCSP ou des commissions spécialisées, il est veillé à garantir la confidentialité des informations couvertes par le secret, notamment industriel.

8. Transparence

a) Les réunions du collège, des commissions spécialisées, des comités techniques permanents et des groupes de travail temporaires ne sont pas publiques ;
b) Le président du HCSP rend publics les rapports et avis adoptés dans un délai d'un mois à compter de leur transmission aux pouvoirs publics par tout moyen à sa convenance et notamment en les rendant disponibles sur le site internet du HCSP ;
c) Sur le site du HCSP sont en outre publiés : la liste des membres avec leurs CV abrégés et leurs déclarations d'intérêt simplifiées, le programme des réunions (collège, commissions spécialisées, CTP), les ordres du jour des réunions passées, la liste des saisines et la liste des groupes de travail mis en place.

9. Situations d'urgence

a) Une saisine urgente transmise directement à une commission spécialisée est traitée sous la responsabilité de son président. Celui-ci en informe le collège ;
b) Le président destinataire de la saisine met en place, en lien avec les agences sanitaires si elles sont concernées, les modalités de travail du collège, de la commission spécialisée, de la section concernée ou encore d'un groupe de travail temporaire selon les nécessités. Dans ce dernier cas, le président destinataire de la saisine nomme un président du groupe qui conduit les travaux. Ce groupe, composé de membres du HCSP, peut s'adjoindre des personnalités extérieures si nécessaire ;
c) Quand l'urgence ne permet pas la réunion physique du groupe pour répondre à la saisine, le président du groupe assure le débat et l'élaboration de l'avis par conférence téléphonique ou visioconférence ;
d) Dans ces cas d'urgence, quand le débat a eu lieu et/ou que l'avis a été élaboré, la commission spécialisée concernée (ou le collège) peut avoir recours à une consultation par courrier électronique. Les membres sont alors invités à remplir dans un délai déterminé le bulletin qui leur est adressé. Sont exclus de cette consultation les avis de nature nominative ;
e) Tout avis rendu sans réunion physique et après consultation par courrier électronique est inscrit à l'ordre du jour de la séance suivante de la commission concernée.

10. Règles de vote

Les votes obéissent aux dispositions de l'article R. 1411-53 du code de la santé publique.
Dans le cas où une séance s'est conclue par un avis voté par le collège ou une commission spécialisée, mais dont la rédaction définitive est formalisée après la réunion, un accord définitif sur le texte peut être donné après consultation par courrier électronique.

ORGANISATION DES TRAVAUX DU COLLÈGE

Les travaux du collège suivent les dispositions de l'article R. 1411-55 du code de la santé publique.

11. Périodicité

a) Le collège se réunit au moins six fois par an, sur convocation de son président ;
b) A chaque réunion du collège, les présidents des commissions spécialisées rendent compte des travaux de leur commission.

12. Modalités de travail

a) Le secrétariat scientifique, tenu par le secrétariat général, prépare l'ordre du jour des séances sous l'autorité du président. Il est responsable de la préparation et de la diffusion des documents nécessaires à la séance, du suivi de la réunion et de la rédaction du projet de compte rendu de la séance ;
b) Les documents préparatoires font l'objet d'une diffusion restreinte aux seuls membres du HCSP. Ils ne sont en aucun cas diffusés à des tiers ;
c) Le compte rendu indique les personnes convoquées et les personnes présentes. La feuille d'émargement est archivée et disponible dans le dossier ;
d) Le compte rendu est destiné à retracer à partir des rapports présentés et des commentaires formulés l'ensemble des arguments scientifiques débattus, y compris les avis minoritaires, en vue de l'élaboration de l'avis ;
e) Le compte rendu est mis à l'ordre du jour de la séance suivante pour approbation ;
f) Le secrétariat scientifique assure l'archivage des dossiers, avec l'ensemble des pièces ayant conduit aux avis, conseils et propositions, permettant de reconstituer les conditions de leur élaboration.

13. Travaux programmés

a) Chaque année, le collège élabore les axes prévisionnels de travail du HCSP et les transmet aux commissions spécialisées afin qu'elles élaborent sur cette base leur programme de travail qu'elles transmettent en retour au président du Haut Conseil de la santé publique. Le programme de travail complet est adopté par le collège, au plus tard au 1er mars de l'année considérée ;
b) Le collège est garant du bon déroulement du programme annuel de travail ;
c) La réalisation, tous les cinq ans, du rapport d'analyse des problèmes de santé de la population et des facteurs susceptibles de l'influencer est pilotée par le collège qui en définit l'architecture. Les différentes commissions sont sollicitées pour y contribuer ;
d) Le collège élabore chaque année un rapport d'activité du HCSP. Celui-ci est adopté au plus tard le 1er juin de l'année suivante. Il est rendu public.

14. Saisines et auto-saisines

Sans préjudice des dispositions des cinquième et sixième alinéas de l'article R. 1411-55 du code de la santé publique :
a) Le collège définit la recevabilité des demandes et saisines correspondant aux missions et compétences que la loi lui a attribuées ;
b) A la réception de chaque saisine, le collège ou la commission spécialisée destinataire procède avec l'aide du secrétariat scientifique à son analyse, vérifie les coordinations nécessaires avec les agences sanitaires et, en accord avec l'auteur de la saisine, la reformule si nécessaire afin d'assurer une réponse opérationnelle ;
c) Le Haut Conseil de la santé publique peut s'autosaisir d'un sujet qu'il juge d'intérêt dans son champ de compétence ;
d) Toute autosaisine réalisée par une commission spécialisée ou un CTP est soumise à la validation du collège.

ORGANISATION DES TRAVAUX
DES COMMISSIONS SPÉCIALISÉES
15. Périodicité

a) Chaque commission spécialisée se réunit autant de fois que nécessaire pour répondre aux demandes et aux saisines avec un minimum de quatre fois par an ;
b) Sauf urgence, la convocation accompagnée de l'ordre du jour et des documents de séance est adressée aux membres et au collège une semaine au moins avant la date de réunion.

16. Préparation et suivi des travaux

Les modalités de travail décrites à l'article 12 sont applicables.
Chaque année, les commissions spécialisées élaborent leur programme de travail conformément aux dispositions de l'article 13 a du présent règlement.

17. Conduite des réunions

a) La tenue des réunions et la conduite des débats et des délibérations sont assurées par les présidents ou, en leur absence, par les vice-présidents selon des modalités communes définies ci-après ;
b) Chaque séance débute par un examen des conflits d'intérêts qui ont été préalablement analysés par le secrétariat général. Si un membre présente un lien avec le dossier considéré, il ne prendra pas part au vote ni aux délibérations, comme indiqué à l'article 6 i du présent règlement. Ces éléments seront portés au compte rendu de séance ;
c) Lors de l'engagement d'un nouveau travail (ou d'une saisine), le programme de travail préparé par le secrétariat scientifique fait l'objet d'une concertation en amont avec la direction générale de la santé et avec les agences sanitaires, membres de droit, qui peuvent prendre en charge une partie du travail dans le cadre de leur structure. Le plan de travail, soumis à la commission, est validé par le président ;
d) Afin de préparer les travaux des commissions, un ou plusieurs rapporteurs peuvent être désignés par le président, parmi les personnalités qualifiées, pour procéder à l'étude d'un dossier particulier ou d'une question générale afin de rédiger et présenter le rapport en séance. Si le thème le justifie, le rapporteur peut ne pas être membre du HCSP. Cette désignation est assortie d'un mandat et d'un délai pour le dépôt du rapport ;
e) Sur proposition de son président ou de plus de la moitié de ses membres, une commission spécialisée peut auditionner toute personne dont la contribution paraît de nature à éclairer ses débats ; ces personnes ne sont pas présentes lors des délibérations et des conclusions sur la base desquelles est rédigé l'avis ;
f) Au premier examen d'une saisine, en vue de préciser le contexte l'ayant motivée et d'apporter aux experts toute information utile à l'expertise scientifique, les auteurs de la saisine peuvent être auditionnés.

ORGANISATION DES TRAVAUX
DES COMITÉS TECHNIQUES PERMANENTS
18. Organisation

a) Le collège peut proposer la création d'un comité technique permanent sur proposition ou avec l'accord de la (ou des) commission(s) spécialisée(s) à laquelle (auxquelles) il sera rattaché ;
b) Les comités techniques permanents sont soumis aux mêmes modalités de travail et de conduite de réunion que les commissions spécialisées. La validation de leurs travaux est faite par la (ou les) commission(s) spécialisée(s) à laquelle (auxquelles) ils sont rattachés ;
c) Le président et les vice-présidents de la (ou des) commission(s) spécialisée(s) à laquelle (auxquelles) les comités techniques permanents sont rattachés en sont membres sans voix délibérative.

CONSTITUTION DE GROUPES DE TRAVAIL TEMPORAIRES,
ORGANISATION DE LEURS TRAVAUX
19. Opportunité

a) Un groupe de travail temporaire est constitué pour répondre à une question ou une thématique spécifique dans le cadre des activités générales du HCSP ou à l'occasion d'une saisine ;
b) Un groupe de travail temporaire est constitué lorsque la question nécessite le recours à plusieurs experts extérieurs au HCSP pour toute la durée de l'élaboration de la réponse.

20. Composition

a) Un groupe de travail temporaire est composé à la demande du collège ou d'une commission spécialisée. Il est rattaché au collège ou à une commission spécialisée en fonction du thème. Son président est nommé par le président du HCSP ou de la commission spécialisée. Le groupe comporte au moins un membre du HCSP ;
b) Le président du groupe de travail en définit la composition, choisit un rapporteur si nécessaire, et des membres qui sont soit du HCSP, soit des personnalités choisies pour leur compétence ;
c) La composition du groupe, sa durée, le nom de son président et celui de son rapporteur, le mandat, la définition de la production attendue et le délai de sa réalisation sont portés à la connaissance du collège.

21. Production du groupe de travail

Elle fait l'objet d'une inscription à l'ordre du jour de la commission spécialisée qui l'a proposé ou du collège. Lorsqu'un avis est émis par le groupe, celui-ci est soumis pour validation à la commission spécialisée ou au collège.

PRODUCTIONS, COMMUNICATION
22. Productions

a) Les rapports émanant des commissions spécialisées, des comités techniques permanents ou des groupes de travail temporaires sont signés par les personnes qui ont produit un travail effectif pour leur réalisation ;
b) Les avis minoritaires peuvent être publiés en annexe des rapports si leurs auteurs le demandent ;
c) Les avis et conseils du HCSP émis à partir des rapports sont signés par le président du HCSP ou par le président de la commission qui a produit les rapports.

23. Communication

a) La communication interne entre les membres du Haut Conseil de la santé publique est facilitée par la création d'un espace privé sur le site internet spécifique au HCSP ;
b) La communication sur les travaux du HCSP passe premièrement par la mise en ligne des productions sur le site internet spécifique au HCSP ;
c) La revue trimestrielle Actualité et dossiers en santé publique est le vecteur privilégié des travaux du HCSP en direction des professionnels de santé publique ;
d) Chaque année, le HCSP organise une journée scientifique à l'occasion de la sortie de son rapport d'activité.

INDEMNISATION
24. Rémunérations pour travaux

Elles sont effectuées selon les dispositions de l'arrêté du 1er juin 2007. La liste trimestrielle des bénéficiaires que le président du HCSP doit adresser au directeur général de la santé est validée par le collège.

25. Frais de mission

a) Les membres participant aux travaux du HCSP et les experts extérieurs convoqués sont indemnisés de leurs frais de déplacement et de séjour dans les conditions prévues pour les personnels civils de l'Etat ;
b) Si le Haut Conseil sollicite des membres ou des experts extérieurs pour effectuer une mission ou une enquête, leurs frais de déplacement et de séjour sont remboursés sur la même base.

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