Le secrétariat de la commission adresse aux membres titulaires et suppléants une convocation aux réunions accompagnée des demandes de dérogation transmises par les sociétés de production.
Les suppléants peuvent assister aux côtés du titulaire aux réunions de la commission mais n'ont pas voix délibérative.
En cas d'indisponibilité du titulaire et du suppléant à participer à l'une des réunions, le titulaire peut donner un pouvoir à l'un des représentants issus de son collège. Il le transmet préalablement au secrétariat de la commission.
Le quorum est atteint dès lors que la moitié des membres de chacun des collèges est présente ou représentée.
Au cas où le quorum d'un des deux collèges ne serait pas atteint, le président convoquera une 2e réunion qui ne sera pas soumise à l'obligation de quorum.
Les membres de la commission paritaire peuvent être convoqués par voie électronique et la commission paritaire peut également délibérer par voie électronique.