Toute modification proposée par l'employeur portant sur un élément essentiel du contrat de travail doit faire l'objet d'un document écrit. Il est rédigé sans formalisme particulier, par exemple sous forme de lettre, mais précise la (ou les) modification(s) envisagée(s) avec leur(s) date(s) ou délai(s) d'application.
Le document original, signé de l'employeur, est remis ou envoyé à l'intéressé. La copie, signée de ce dernier, est conservée par l'employeur et a valeur d'avenant au contrat de travail.
L'intéressé dispose, pour accepter ou refuser, d'un délai de réflexion de 1 semaine à compter de la réception de l'écrit. Ce délai est porté à 2 semaines lorsque la modification comporte une affectation dans un établissement géographique distinct.
Lorsqu'il s'agit d'une modification pour motif économique, l'employeur doit informer chaque salarié par lettre recommandée avec accusé de réception, précisant à l'intéressé qu'il dispose d'un délai de 1 mois à compter de sa réception pour faire connaître son refus.
A défaut de réponse dans ce délai, le salarié est réputé avoir accepté la modification proposée.