Le Haut Conseil se réunit en principe deux fois par mois en formation plénière dans les conditions prévues au I de l'article R. 821-3 du code de commerce.
Les convocations aux séances des différentes formations du Haut Conseil sont adressées à leurs membres et au commissaire du Gouvernement par voie électronique.
Lorsque les circonstances le requièrent, le président d'une formation peut autoriser la participation à distance à une séance par le recours à l'usage de moyens téléphoniques ou audiovisuels. La convocation à cette séance précise les modalités d'accès à distance.
Au début de la séance, le président s'assure de l'identité des participants et de la confidentialité des débats. Un procès-verbal retraçant les débats est établi dans les conditions fixées à l'article 1.2.7.
Article 1.2.5
L'ordre du jour
L'ordre du jour est adressé aux membres du Haut Conseil ainsi qu'au commissaire du Gouvernement par voie électronique au plus tard cinq jours avant la séance. Lorsque les circonstances le requièrent, l'ordre du jour peut être modifié jusqu'à la veille de la tenue de la séance. Les membres et le commissaire du Gouvernement en sont informés sans délai. Les documents de travail permettant aux membres de se prononcer en toute connaissance de cause sur les points inscrits à l'ordre du jour sont également transmis par voie électronique dans un délai raisonnable avant la réunion de la formation compétente, sauf urgence ou nécessité d'assurer une parfaite confidentialité.
Lorsqu'une demande d'inscription d'un point à l'ordre du jour est faite dans les conditions prévues à l'alinéa 3 du I de l'article R. 821-3 du code de commerce, le président du Haut Conseil doit en être informé trois jours au moins avant la séance et avoir communication, par tout moyen, des éléments d'information nécessaires.
L'ordre du jour rectifié après mise en œuvre des dispositions de l'alinéa précédent est adressé aux membres du Haut Conseil ainsi qu'au commissaire du Gouvernement par voie électronique deux jours au moins avant la séance.
Lorsque des sujets n'ont pas pu être examinés au cours de la séance à laquelle ils étaient inscrits à l'ordre du jour, ils sont inscrits à l'ordre du jour d'une séance suivante. Cependant, lorsque le report est motivé par la nécessité de recueillir des informations complémentaires, la question est inscrite à l'ordre du jour de la première séance utile après le recueil de l'ensemble des informations souhaitées.
Article 1.2.6
L'organisation des séances
Les fonctions de secrétaire de séance pour chaque formation sont exercées par un agent du Haut Conseil.
En début de séance et pour chaque délibération, le président du Haut Conseil vérifie que le quorum est atteint.
Les débats sont conduits sous son autorité.
Le vote par procuration n'est pas autorisé.
L'abstention n'est pas prise en considération dans le décompte de la majorité des voix.
Sur décision du président ou sur demande d'au moins la moitié des membres de la formation concernée, il peut être procédé à un vote à bulletin secret.
Les décisions des différentes formations sont notifiées au commissaire du Gouvernement par voie électronique.
Article 1.2.7
Le procès-verbal
Les séances des différentes formations donnent lieu à l'établissement d'un procès-verbal, signé par le président et le secrétaire de séance.
Le procès-verbal peut contenir un exposé synthétique des débats de la séance et consigne les décisions et avis adoptés. Tout membre peut demander qu'il soit fait mention au procès-verbal de la position qu'il a exprimée en séance.
Le procès-verbal est soumis à l'approbation de la formation compétente au plus tard lors de la deuxième séance qui suit.
Les procès-verbaux sont conservés par ordre chronologique.
Chaque procès-verbal adopté est transmis par voie électronique aux membres des formations compétentes et au commissaire du Gouvernement.